Samordnare till Komvux Stockholm egen regi - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Trivs du i en samordnarroll där struktur och kvalitet står i fokus?
Hos Vuxenutbildning Stockholm egen regi får du en central plats i en växande verksamhet med höga ambitioner. Här blir du ett ledningsstöd med ansvar för att utveckla administrativa processer och bidra till en mer sammanhållen och kvalitativ vuxenutbildning.

Välkommen till oss

Komvux Stockholm egen regi är två verksamhetsområden inom arbetsmarknadsförvaltningen. Vi driver vuxenutbildning i egen regi och består av 11 skolor samt en stöd- och serviceenhet. I vår ledning finns två verksamhetschefer samt 12 chefer fördelade på två verksamhetsområden. På övergripande nivå finns också en samordnare för elevadministration samt specialpedagog

Vi växer och har nyligen startat två nya skolor samt dubblerat elevvolymerna på SFI och Komvux såväl växt inom vår yrkeshögskola. 

I takt med vår tillväxt ser vi ett behov av att arbeta mer samordnat och effektivt. Vår målsättning är att skapa en likvärdig och sammanhållen vuxenutbildning där utbildning och arbetsmarknadsinsatser samverkar. Vi söker nu en samordnare som kan stötta våra chefer i detta arbete. 

Vi erbjuder

Hos oss får du vara med och forma framtidens vuxenutbildning i Stockholm. Vårt uppdrag är att utbilda stockholmare och det gör vi med stort engagemang och höga ambitioner. Vi strävar efter att skapa Sveriges bästa vuxenutbildning i egen regi, och som samordnare får du en viktig roll i det arbetet.

Vi erbjuder dig:

• Ett meningsfullt arbete där du bidrar till samhällsnytta
• En bred och stimulerande roll med möjlighet att påverka
• Goda möjligheter till utveckling
• En arbetsplats med fokus på kvalitet, samarbete och ständig förbättring
• Friskvårdsbidrag och semesterväxling

Läs gärna mer om vilka förmåner du får som anställd i Stockholms stad här

Din roll

I rollen som samordnare blir du ett viktigt stöd för hela verksamhetsområdet egen regi. Du arbetar både operativt och strategiskt med att ge ledningsstöd till verksamhetschefer, rektorer och avdelningschef. Din roll är central för att de administrativa arbetet ska fungera effektivt både i det dagliga arbetet och på längre sikt.

Det här är en ny roll, vilket ger dig möjlighet att vara med och bygga upp och utveckla våra administrativa rutiner och processer. Inledningsvis är du med och formar innehåll och arbetssätt, successivt är du med och bygger upp en funktion som ska frigöra tid för rektorer och andra chefer att fokusera på sina kärnuppgifter.

Dina arbetsuppgifter kan bland annat vara:

• Arbeta nära cheferna inom egen regi och bidrar till struktur, samordning och utveckling av våra administrativa rutiner
• Ge administrativt stöd till cheferna
• Fungera som en samordnande länk mellan skolorna och olika administrativa funktioner som HR, arkiv och lokal
• Säkerställa att skolorna arbetar på ett likvärdigt sätt
• Skriva och kvalitetssäkra texter, exempelvis PM och rapporter
• Följa upp viktiga ärenden och deadlines gentemot rektorer och andra chefer
• Driva och följa upp administrativa processer samt handlägger ärenden
• Utveckla nya rutiner och arbetssätt i takt med att verksamheten växer och förändras

Din placering är på vårt kontor vid Globen, men du kommer också arbeta ute på enheterna runt om i Stockholm. Din närmsta chef är verksamhetschefen för verksamhetsområde 1 men du kommer arbeta nära båda verksamhetscheferna.

Din kompetens och erfarenhet

För att lyckas i rollen ser vi att du har

• relevant akademisk utbildning
• några års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som administrativ samordnare, chefsassistent eller motsvarande
• erfarenhet av att leda administrativa processer och/eller arbeta i projekt
• erfarenhet av att ge operativt och strategiskt stöd till chefer eller ledningsgrupper
• erfarenhet av att utveckla och förbättra arbetsprocesser och rutiner
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, både i tal och skrift
• förmåga att skriva och ta fram texter som t.ex. beslutsunderlag, PM eller informationsmaterial
• mycket god datorvana och erfarenhet av att arbeta i digitala verktyg och system.

Det är meriterande om du har 

• erfarenhet från vuxenutbildning eller utbildningssektor
• erfarenhet av att arbeta i offentlig verksamhet, gärna i kommunal förvaltning
• vana vid att stötta ledningsgrupper och samordna verksamhetsövergripande frågor
• kunskap inom HR-administration, tillexempel avtal och rekryteringsstöd
• kunskap om arbetsmiljöfrågor eller lokaladministration
• erfarenhet av arkiv- och dokumenthantering.

Vi söker dig som har driv och vill vara med och bidra till en verksamhet som gör verklig skillnad för andra. Du trivs med att arbeta självständigt, har lätt för att leda dig själv och tar ansvar för att driva dina uppgifter framåt. Du har förmåga att prioritera och hålla ordning, även när tempot är högt eller uppgifterna är många.

Samtidigt är du en god lagspelare som samarbetar väl med andra. Du är både lyhörd och tydlig i din kommunikation och trivs i en roll där du får stötta kollegor och skapa struktur.

Du har också förmåga att se helheten, förstå hur olika delar av verksamheten hänger ihop och påverkar varandra. Det innebär att du kan ta egna initiativ, bidra till utveckling och skapa tydlighet och kvalitet i arbetet. Vi ser också att du snabbt kan sätta dig in i nya sammanhang, förstå verksamhetslogik och bidra till att skapa tydlighet, kvalitet och framdrift.

Vi lägger vi stor vikt vid ovanstående kompetenser, personlig lämplighet och engagemang för tjänsten.

Varmt välkommen att söka tjänsten hos oss!

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I denna rekryteringsprocess kan urvalstester och arbetsprov komma att användas.

Tillsättning av tjänsten sker förutsatt att erforderliga beslut fattas.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.