Administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till oss

Akalla förskoleområde består av fyra förskolor: Akalla Hill, Barnkullen, Bullerbyn och Trädgården. Medarbetarna i vår enhet har en öppenhet som vi är stolta över och vi arbetar med att skapa en ännu bättre gemenskap. Ledningen består av en rektor och två biträdande rektorer. Vi har också en specialpedagog och söker nu en administratör.  

Vi erbjuder

Som medarbetare hos oss erbjuder vi dig arbete i en stabil enhet med många glada skratt och med ett nära samarbete mellan ledning och stab. Vi har nära till naturen, parker och kommunikationer. Tillsammans med kompetenta kollegor formar du morgondagens medborgare. Läs mer här om Stockholms stads förmåner för medarbetare.

Din roll

Som administrativ assistent är du ett ovärderligt stöd till rektor och biträdande rektorer i alla administrativa uppgifter. Du stöttar även med barnintaget och vikariehanteringen inom förskoleområdet. Du kommer att hantera mindre lokalfrågor och fungera som närmaste kontakt för fastighetsägare och lokalavdelningen på stadsdelsförvaltningen. Detta inkluderar att samordna brandskyddsarbetet och hantera Chemsoft på enheterna.

Som administrativ assistent ansvarar du för beställningar av varor, tjänster och IT-utrustning samt för fakturahantering. Du stöttar rektor och biträdande rektorer med budgetuppföljning, schemaläggning och ansvarar för vikarieintag. Du kommer även att hantera administrativa uppgifter kring personalens anställningar och frånvaro. I din roll ingår även att ansvara för och administrera Skolplattformen och Tempus. Du kan också behöva föra anteckningar vid olika möten och forum. Slutligen är du arkivansvarig och håller koll på förändringar i delegationsordningen.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen, gärna med ekonomisk inriktning
• några års aktuell arbetslivserfarenhet inom administration
• digital mognad gällande användning av t ex Office-paketet
• goda kunskaper i Excel
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• vilja och förmåga att kommunicera på engelska, både i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande att du har:

• erfarenhet av att arbeta i stadens olika system: LISA, Agresso, Skolplattformen, Tempus
• erfarenhet av att arbeta i förskola
• ansvarat för arkiv
• arbetat inom kommunal förvaltning.

Vi söker dig som är ansvarsfull och serviceinriktad med ett gott ordningssinne. För att lyckas i rollen behöver du självständigt kunna prioritera och strukturera dina arbetsuppgifter, samtidigt som du ser till helheten i verksamheten. Som person är du stresstålig och kan hantera flera uppgifter samtidigt även när tempot, under vissa perioder, kan bli högt. Arbetet kräver en god förmåga att samarbeta och kommunicera med både kollegor, vårdnadshavare och andra samarbetspartners.

Övrigt

När du ansöker till tjänsten behöver du inte bifoga något personligt brev. Vi gör vårt urval baserat på ditt CV samt dina svar på urvalsfrågorna. Tänk därför på att besvara dem ärligt och konkret.

För att matcha rätt kompetens till rätt jobb använder vi oss av tester och arbetsprov. Forskning visar att arbetspsykologiska test, som personlighets- och kapacitetstester, är en av de bästa metoderna. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess där arbetspsykologiska tester är ett komplement i helhetsbedömningen. Du som söker ett jobb hos oss ska vara trygg i att vi fokuserar på att bedöma de kompetenser som är avgörande för jobbet du har sökt. I denna rekrytering ingår det tester som en del i bedömningen i samband med urval.