Enhetschef för kansli och registratur

Avdelningen för ledningsstöd och IT fortsätter att expandera och nu söker vi en enhetschef för kansli och registratur. Detta är en ny roll till en nybildad enhet med brett uppdrag.

Välkommen till oss

Avdelningen för ledningsstöd och IT ansvarar för funktionerna HR, kommunikation, nämndkansli, IT, registratur, verksamhetsuppföljning, informationssäkerhet, beredskapsfrågor och administration.
Avdelningen expanderar och är under uppbyggnad. Vi söker nu en enhetschef, till en nyinrättad enhet för kansli och registratur, som vill vara med och bidra i uppbyggnaden av enheten samt långsiktigt vill utveckla enhetens funktioner och arbete på förvaltningen. Du rapporterar till avdelningschef för ledningsstöd och IT.

På förskoleförvaltningen finns ytterligare tre avdelningar;

• Myndighetsavdelningen
• Avdelningen för ekonomi och styrning
• Avdelningen för ledningsstöd och IT

På förskoleförvaltningen samarbetar vi mellan avdelningarna för att vårt arbete ska ge bästa möjliga service och utveckling till alla förskolor i Stockholm.

Vi erbjuder

En arbetsplats där du får möjlighet att vara med och bygga upp och utveckla enheten i en liten fackförvaltning som växer och där organisationen förändras. Utöver detta erbjuds även ett stort nätverk inom Stockholms stad, goda kompetensutvecklingsmöjligheter, flexibel arbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.

Läs mer om våra förmåner här: https://jobba.stockholm/formaner/

Läs mer om hur det är att vara chef i Stockholms stad: https://jobba.stockholm/att-jobba-har/chefistockholms-stad/

Din roll

Du leder arbetet på enheten som består av registratur, arkiv, nämndkansli, verksamhetskontroller, strateg och administratör. Totalt rapporterar fyra till fem medarbetare till dig. Stor vikt kommer ligga i att i nära samarbete med medarbetarna utveckla och etablera förvaltningsgemensamma rutiner och strukturer.  Du ansvarar för enhetens kvalitet och budget samt för arbetsmiljö och personal. Nära samverkan och samarbete inom förvaltningen krävs också för att bidra till hela avdelningens uppdrag. Dessutom ingår ansvar för att tilldelade budgetuppdrag planeras och följs upp. Rollen innebär både strategiskt och operativt arbete. Operativa inslag kan t.ex. vara att svara på remisser, göra utredningar, skriva tjänsteutlåtanden eller att ha ett samordningsuppdrag. 

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• för uppdraget relevant akademisk högskoleexamen exempelvis inom juridik, ekonomi eller statsvetenskap
• flerårig chefs- och ledarerfarenhet innefattande personal-, budget-, verksamhets-, och
  arbetsmiljöansvar
• erfarenhet av att leda administrativa stödfunktioner inom offentlig verksamhet
• erfarenhet av att skriva remissvar eller olika typer av tjänsteutlåtanden
• god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att leda verksamhetsplanering på central förvaltningsövergripande nivå
• erfarenhet i motsvarande roll i kommunal verksamhet.

För att lyckas och trivas i rollen ser vi att du är en erfaren, trygg och lösningsfokuserad ledare. Ditt
mogna och tydliga ledarskap skapar goda förutsättningar för arbetsglädje, trivsel, delaktighet och
lärande. Du fokuserar på att vara en närvarande och coachande chef. Du får energi av att samarbeta med andra och har lätt för att skapa engagemang. Som ledare är du både tydlig och lyhörd och kommunicerar förutsättningar, förväntningar och mål på ett pedagogiskt och professionellt sätt. Du har helhetssyn och ser till hela förvaltningens bästa samtidigt som du styr mot uppställda mål och fokuserar på resultat.

Känner du igen dig i ovanstående beskrivning och är intresserad av en ny utmaning? Varmt
välkommen med din ansökan! 

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Ansökan ska vara på svenska.

Rekryteringsprocessen kommer bestå av intervjuer, arbetspsykologiska tester samt referenstagning. För att matcha rätt kompetens till rätt jobb använder vi oss av tester. Forskning visar att arbetspsykologiska test, som personlighets- och kapacitetstester, är en av de bästa metoderna. Vi strävar efter en fördomsfri, jämförbar och objektiv rekryteringsprocess där arbetspsykologiska tester är ett komplement i helhetsbedömningen.