Registrator/dokumentcontroller till fastighetskontoret - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till oss

Välkommen till enheten för hr, arkiv och registratur, som är en del av avdelningen verksamhetsstöd. Avdelningens uppdrag är att säkerställa att stöd styrning och utveckling sker på ett effektivt och enhetligt sätt, till nytta för hela kontoret och i överensstämmelse med stadens övergripande riktlinjer

Hos oss får du möjlighet att ingå i en arbetsgrupp tillsammans med förvaltningens arkivarie och dokumentationsstrateg. Vi är hjälpsamma och kompetenta kollegor som mer än gärna delar med oss av våra kunskaper med varandra och med våra kollegor på kontoret för verksamhetens bästa. Vi bidrar till att skapa förutsättningar för en effektiv och ändamålsenlig styrning, uppföljning och utveckling i hela organisationen.

En varm hälsning från din blivande chef

Anna Hellström heter jag och är din blivande chef. För mig är det viktigt att ha medarbetare som trivs och har roligt på jobbet, tycker om att ta eget ansvar och att samarbeta med andra. Jag är mån om att ta tillvara på medarbetarnas egna engagemang och drivkraft för att på så sätt utveckla verksamheten. Av mig kan du förvänta dig ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap.

Vi erbjuder

Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter.

Hos oss får du vara med och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån att vi är varandras arbetsmiljö och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling.

Din roll

I rollen som registrator på fastighetskontoret har du en central roll inom förvaltningens informationsflöden. Du har förståelse för verksamheten och du fungerar som ett stöd åt handläggare och chefer. Som registrator säkerhetsställer du en rättssäker och effektiv hantering av allmänna handlingar. Detta inkluderar diarieföring, utlämnande av allmän handling, posthantering och hantering av inkorg. Du utbildar, informerar och ger råd och stöd till fastighetskontorets medarbetare i frågor om diarieföring och digital ärendehantering. I rollen ingår också att vara med och utveckla och kvalitetssäkra processer samt att skapa, revidera och kommunicera rutiner och arbetssätt som avser ärendehantering och hantering av allmänna handlingar. Du kommer också ha rollen som objektspecialist för kontorets ärendehanteringssystem eDok.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieutbildning
• minst ett års aktuell och relevant erfarenhet som domstolshandläggare/dokumentcontroller/registrator eller arkivarie
• grundläggande kunskaper i relevant lagstiftning, framför allt inom offentlighets- och sekretesslagstiftning samt förvaltningslagen
• arbetslivserfarenhet av att ha jobbat i ärendehanteringssystem så som exempelvis Platina (eDok), W3D3, Public 360° eller liknande
• erfarenhet från att ha arbetat hos en offentlig arbetsgivare
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• vana att hålla i introduktion och utbildningar inom expertområdet (lagstiftning, ärendehanteringssystem osv).

Det är meriterande om du har:

• högskoleutbildning med lämplig ämneskombination för att arbeta med dokumenthantering
• kunskap inom Kommunallagen
• erfarenhet av liknande arbete inom Stockholms stad.

Det är därutöver meriterande om du har intresse för och/eller erfarenhet av systemförvaltning och digitala lösningar.

Din personlighet och ditt arbetssätt

Vi söker dig som trivs i en social miljö med många dagliga kontakter, både interna och externa. Du är självgående och har förmågan att skapa, förvalta och utveckla administrativa rutiner med ett kommungemensamt perspektiv. Du driver arbetet framåt på ett strukturerat sätt och har god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är noggrann och har sinne för detaljer och eftersträvar ordning och reda. Vidare är du serviceinriktad, du visar intresse, förmåga och vilja att hjälpa andra och är lösningsfokuserad.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Sista ansökningsdag är 12 januari. Vi påbörjar urvalsarbetet när ansökningstiden är slut. Vi planerar för intervjuer den 21 och 22 januari hos oss på Fleminggatan 4.

Länkar

Läs mer om Fastighetskontoret här

Läs mer om Stockholm stads förmåner här