Serviceinriktad studieadministratör till Vuxenutbildningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Brinner du för kundkontakt och är en fena på administrativt arbete? Då kan det här vara en tjänst för dig!

Välkommen till oss

Vi är ett team på 18 studieadministratörer på Vuxenutbildningscentrum. Här arbetar även andra studieadministratörer, studie- och yrkesvägledare samt testpedagoger. Hos oss kan kunderna söka till svenska för invandrare (sfi) och kommunal vuxenutbildning (komvux), träffa en studie- och yrkesvägledare samt testa sina kunskaper i svenska, svenska som andraspråk, engelska och matematik. 

Vår arbetsplats ligger på Södermalm, Rosenlundsgatan 52 och vi kommer även att lokalisera oss i Kista utifrån stadens inriktning med att förbättra servicen på Järva. Vi arbetar kontorstid och vissa schemalagda kvällar.

Vi söker nu dig som vill ta en vikariat hos oss till och med sista juni 2025. 

Läs gärna mer om oss

Vi erbjuder dig

• ett omväxlande arbete där du kan bidra till stor skillnad i andras liv
• ett team där vi jobbar för verksamhetens bästa och stöttar varandra
• en god introduktion
• en arbetsplats i moderna lokaler
• flexibel arbetstid, med viss schemalagd tid
• generösa friskvårdsmöjligheter och friskvårdsbidrag

Läs gärna mer om våra förmåner

Läs om hur det är att vara en del av Stockholms stad

Din roll

I rollen som studieadministratör arbetar du för att ge optimal service till våra kunder. Du brinner för kundkontakt och kommunikation. Arbetet sker i nära samarbete med samtliga utbildningsanordnare i staden. Du rapporterar direkt till biträdande enhetschef.

Dina arbetsuppgifter innebär huvudsakligen att:

• Ge information om och service kring studier och studieekonomi
• Hjälpa till med ansökan till komvux
• Ta emot och handlägga ansökan till Sfi och val av skola
• Hänvisa till studie- och yrkesvägledare vid behov
• Hänvisa till Kartläggning och bedömning av stöd/hjälpmedel inför studier vid behov
• Hänvisa till Nivåtest vid behov
• Ge information om validering och prövning
• Ge information om betyg, intyg och examen, och hur utskrifter beställs.
• Vara med och utveckla rutiner och arbetssätt
• Hålla dig informerad om nyheter inom vuxenutbildning.
• Handlägga och bedöma ansökningar till olika utbildningar utifrån lagar och förordningar, både självständigt och tillsammans med kollegor
• Jobba uppsökande och bidra till att vuxenutbildningen är synlig samt att information om studier inom komvux sprids inom Järva och Västerort, bland annat genom närvaro på medborgarkontor och bibliotek.
• Medverka i events och aktiviteter som ger ökad kunskap om och inspiration till studier inom komvux.
• Etablera och upprätthålla samverkansrelationer med lokala aktörer, såväl offentliga som inom det civila samhället, med syfte att nå de i behov av studier.

Viss tid är du schemalagd för att exempelvis ta emot besökare under våra öppettider. Det förekommer även schemalagd tid i telefon. Många av våra kunder har ett annat modersmål än svenska varför vi delvis kommunicerar på engelska.

Din Erfarenhet och kompetenser

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen
• erfarenhet av administrativt arbete
• drivit självständigt handläggningsarbete
• aktuell erfarenhet av kund- och serviceinriktad verksamhet
• mycket god datorvana och goda kunskaper i Office-paketet
• god förmåga att uttrycka dig väl på svenska och engelska både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har arbetat:

• erfarenhet av att etablera och upprätthålla samverkansrelationer
• administrativt inom vuxenutbildning, såsom kursadministration och betygshantering
• med sfi
• i en stor organisation
• med Teams.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga färdigheter, förmågor och engagemang för tjänsten. Följande kompetenser är viktiga att du har.

För att trivas tycker du om att hjälpa andra på ett serviceinriktat sätt. Vi har kunderna i fokus och det är viktigt att du får energi av kundmötet både på plats och på telefon. Du har en god samarbetsförmåga med din kollegor och kommunicerar tydligt så att olika mottagare förstår ditt budskap. Du är inte rädd för att ta dig ann olika språkbarriärer hos vissa kunder.
För att lyckas i rollen behöver du vara van att driva och strukturera ditt arbete självständigt. Du är noggrann när det gäller detaljer och att leverera god kvalitet. Vi står inför många förändringar så du behöver tycka om förändring och ha en flexibel förmåga att kunna styra om dina uppgifter utifrån ändrade prioriteringar. 

Vi är nyfikna på vem du är och ser fram emot din ansökan!

Övrigt

Det här ett vikariat som löper till och med 30 juni 2025.

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Går du vidare i rekryteringsprocessen kan du senare få göra personlighets- och färdighetstester.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.