Nämndsekreterare till stabsenheten i Farsta, Stockholm stad

Stockholms stad, Farsta stadsdelsförvaltning, Stabsenheten

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Vår del av staden ligger mellan sjöarna Drevviken och Magelungen. Här arbetar Farsta stadsdelsförvaltning, 1400 engagerade medarbetare som nu behöver en ny kollega. Hos oss får du nära till både tunnelbana och pendeltåg, butiker och restauranger. Och nära till ett bad på sommaren och långfärdskridskor på vintern.

Välkommen till oss

Som nämndsekreterare hos oss kommer du ingå i stabsenheten. Vi är totalt 10 medarbetare och arbetet leds av vår enhetschef, Ida. Hos oss arbetar utöver du som nämndsekreterare en arkivarie, registrator, kommunikationsansvarig, IT-samordnare, IT-strateg, ILS-samordnare, säkerhetssamordnare och vaktmästeri. Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler mitt i Farsta centrum tillsammans med resten av förvaltningen.

Nu söker vi en nämndsekreterare som vill arbeta nära politiken, vår direktör, cheferna och handläggare. Rollen är bred och varierad där du får vara flexibel och lösningsorienterad. Vill du få insikt i hur en förvaltning fungerar och vara nära besluten och den senaste informationen är det här en roll för dig. Varmt välkommen att skicka in din ansökan till oss.

Vi erbjuder

Hos oss får du arbeta med vårt förvaltningsövergripande strategiska uppdrag och du får vara med där det händer. Om en förändring är på gång kommer du att få ta del av informationen tidigt. Du kommer att få arbeta direkt under direktören vilket både är spännande och givande. På vår arbetsplats är stämningen hjälpsam och trevlig. För oss är det viktigt att trivas på arbetet.

Din roll

Du kommer i huvudsak att arbeta med stadsdelsnämndens politiska beslutsprocess och stadsdelsnämndens sociala delegation. Som nämndsekreterare för sociala delegationen ansvarar du för att samordna delegationens ärenden och

administration. Detta innebär att du kvalitetssäkrar handlingar samt skapar kallelser inför sammanträden. Till sammanträdena publicerar du dagordning och handlingar, skriver protokoll och sköter efterarbetet efter mötena.

Du kommer också att få arbeta med GDPR-frågor inom förvaltningen. Det ingår bland annat att föra dialog med vårt dataskyddsombud och vara ett stöd för verksamheterna.

Det ingår också att bevaka att ärenden kommer till beslut, att tidsplaner hålls samt att kvalitetssäkra beslutsunderlag. Du säkerställer också att årshjulet följs och är delaktig i att utveckla sammanträdesprocesserna. Viss handläggning av egna ärenden förekommer. Nämndsekreteraren är nyckelpersonen i arbetet med vårt ärende- och dokumenthanteringssystem och ska kunna vara en ledare inom dessa processer. Du kommer att ingå i Stockholms stads nätverk för nämndsekreterare, där ni tillsammans driver gemensamma förbättringsarbeten och stötta varandra i arbetet.

I din roll kommer du att arbeta nära politiker samt chefer och handläggare och kommer att ha som uppdrag att stödja och utbilda förtroendevalda, handläggare och chefer i hur nämndprocessen fungerar.

Nämndens möten sker på kvällstid en gång per månad med uppehåll i juli. Sociala delegationens möten sker var tredje vecka på dagtid.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

examen från högskoleutbildning inom offentlig förvaltning, juridik eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
mycket goda kunskaper i svenska och lätt för att formulera dig i skrift då det är en grundförutsättning för tjänsten
mycket god vana av att arbeta med dator och system som arbetsverktyg.

Det är meriterande om du:

har erfarenhet av arbete som nämndsekreterare eller inom liknande administrativ funktion
har erfarenhet av att arbeta med ärende- och dokumentsystem
är väl förtrogen med kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets och sekretesslagen och annan offentligrättslig lagstiftning.
har erfarenhet av att arbeta med GDPR-frågor
har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd verksamhet, gärna kommunal sådan

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

För att trivas och passa i rollen som nämndsekreterare söker vi framförallt dig som är serviceinriktad, lösningsfokuserad och noggrann. Du har ett gott bemötande och är hjälpsam gentemot de du arbetar med och möter, du hittar snabbt lösningar på uppkomna problem och har ett öga för detaljer.

Förutom ovanstående har du en förmåga att planera och prioritera ditt arbete med vana att jobba strukturerat mot deadlines. Du har lätt för att se sammanhang och du är trygg i att prioritera rätt frågor. Som person har du hög integritet och är drivande, självgående och ansvarstagande. Vidare har du även lätt för att skapa relationer med personer på alla nivåer i en organisation och du har en förmåga att bygga nätverk. Du är en god kommunikatör som obehindrat uttrycker sig i tal och i skrift.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Varmt välkommen med din ansökan!