Nämndsekreterare, vikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Utifrån politiska beslut och i nära samarbete med stadens ledning samordnar förvaltningen utvecklingen av stadens äldreomsorg tillsammans med berörda fackförvaltningar, stadsdelsförvaltningar, kommunala bolag och privata utförare. Förvaltningen ansvarar också för att besluta om, installera, och svara på trygghetslarm samt installera och serva nyckelfria lås i hemtjänsten, hantera jourärenden på kvällar, nätter och helger och att handlägga valfrihetssystemet för Stockholms stads vård- och omsorgsboenden och servicehus. Här arbetar vi nära den enskilda stockholmaren i tusentals samtal och möten varje dag. Äldreförvaltningen har cirka 170 tillsvidareanställda fördelade på fyra avdelningar och en enhet. Förvaltningen sitter i nyrenoverade lokaler vid Älvsjö station.

Administrativa avdelningen arbetar förvaltningsövergripande med att ge stöd och utveckla processerna inom verksamhetsområdena; nämnd och registratur, ekonomi, samordning ILS, juridiska frågor, HR, inköp, lokaler och övrig administration. Avdelningen består av 12 medarbetare och en chef. Tjänsten är ett föräldravikariat för äldreförvaltningens nämndsekreterare.

Din roll 

Som nämndsekreterare på äldreförvaltningen präglas din vardag av operativt, praktiskt arbete i förvaltningens nämndprocess. Du ansvarar för att upprätta föredragningslista till nämndens sammanträden, diarieföra och publicera nämndens ärenden samt skriva protokoll och expediera nämndens beslut. Du utgör stöd till avdelningschefer i hela beredningsprocessen och bidrar till utvecklingen av förvaltningens skrivande av beslutsunderlag. Ditt arbete innebär också att registrera och diarieföra fysiska och digitala handlingar samt hantera begäran om allmänna handlingar. Du är registratorns ersättare vid frånvaro.

Även om du är unik i din funktion som nämndsekreterare så arbetar du nära tillsammans med förvaltningens registrator, informationssäkerhetssamordnare och jurist. Du får vara del i ett team som verkar för att utveckla och förbättra kontorets informationshantering.

Din kompetens och erfarenhet

• högskoleutbildning med relevant inriktning som exempelvis statsvetare, samhällsvetare, jurist, arkivarie eller motsvarande kompetens som vi bedömer likvärdig.
• hög digital mognad där du arbetat i Officepaketet samt digitala ärendehanteringssystem. Meriterande med erfarenhet av arbete i platina.
• god språklig förmåga och vana att skriva formella handlingar
• meriterande med erfarenhet av arbete med kommunal nämndadministration.
• meriterande med kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som till exempel kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet samt regelverket om offentlighet och sekretess.

Du är en person som planerar, organiserar och prioriterar arbete på ett självständigt och effektivt sätt. Du har ett prestigelöst förhållningssätt och skapar goda relationer. Vidare är du uthållig och arbetar långsiktigt tills projekt är avslutade eller resultat har uppnåtts. Din förmåga att kommunicera och uttrycka dig på svenska är mycket god.

Hos oss får du:

• Vara delaktig i utvecklingen av stadens äldreomsorg
• En chef som engagerar, stöttar och utmanar
• Stor frihet att planera ditt arbete
• Hjälpsamma och kompetenta kollegor som bidrar till en god stämning på arbetsplatsen
• Flexibel arbetstid och friskvårdbidrag

Övrigt

Anställningen är ett vikariat för vår nämndsekreterare som ska vara föräldraledig. Anställningen sträcker sig över ca ett år, from september 2024 till september 2025. Förlängning kan bli aktuell. 

I denna rekrytering så beaktar vi inte personliga brev. Ditt CV och dina svar på våra urvalsfrågor ligger till grund för vårt urval.