Vi söker en Nämndsekreterare / Registrator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till oss

Vi erbjuder

Förvaltningen sitter centralt i Stockholm i Tekniska nämndhuset på Kungsholmen i ljusa nyrenoverade lokaler. Här finns både gym, restauranger och sköna promenadstråk runt hörnet.

Tjänsten är på 12 månader med möjlighet till förlängning.

Din roll

Tjänsten som nämndsekreterare och registrator är placerad vid enheten för verksamhetsstöd inom överförmyndarförvaltningen. Uppdraget utförs på 50 % vardera.

Verksamhetsstöd ansvarar för arkiv och registratur, utlämnande av allmänna handlingar, IT-frågor i form av hantering av datorer och telefoner, systemförvaltning och utveckling av e-tjänster, e-arkiv och digitaliseringsinsatser. Enheten ansvarar också för informationssäkerhet och GDPR, nämndadministration, samt allmänna administrativa utredningar. Inom enheten bedrivs också kommunikation genom webben, intranätet, kontaktcenter, enkäter, samt nyhetsbrev till ställföreträdare och personal. Vi utbildar ställföreträdare och fungerar som ett administrativt stöd för övriga enheter, samt ansvarar för lokalfrågor och fysisk säkerhet.

Som nämndsekreterare arbetar du nära den politiska organisationen och förvaltningschefen vid överförmyndarförvaltningen och har en nyckelroll i planeringen inför nämndens sammanträden.
Du ansvarar för att driva beredningsprocessen och samordna nämndens ärenden/ärendeplanering och administration vilket innebär att planera möten, skriva kallelser, protokoll, sekreterarskap samt att hålla i processen att korrekturläsa tjänsteskrivelser till nämnden samt expediering av beslut.
Du är ett stort stöd till förtroendevalda både före, under och efter sammanträdet.

Tillsammans med dina nämndsekreterarkollegor i Stockholms stad deltar du också i utvecklingen av stadens nämndprocesser.
Tillsammans med förvaltningens registratorer är du delaktig i diariehanteringen av både digitalt och fysiskt inkommande och utgående handlingar, samt upprättandet av handlingar i vårt allmänna diarium (eDok) och i vårt ärendehanteringssystem (LEX). Därtill medverkar du i viss gallring och förberedelse inför arkivering i samråd med förvaltningens arkivarier.
Du kommer att ingå i en grupp som på daglig basis roterar med hanteringen av utlämnande av allmänna handlingar.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har högskole- eller universitetsutbildning, gärna med samhällsvetenskaplig, statsvetenskaplig, juridisk inriktning eller annan inriktning lämplig för rollen, alternativt med flerårig erfarenhet av liknande roller sedan tidigare. Med fördel har du kännedom om hur en offentlig och politisk styrd organisation fungerar.
Eftersom rollen innebär att du växlar mellan att administrera nämndprocesserna och sköta förvaltningens hantering av handlingar bör du vara bekväm med att kunna göra sekretessbedömningar inom båda funktionerna och vara stresstålig.
Det är meriterande om du har:
• registratorsutbildning eller motsvarande
• arbetat med nämndadministration sedan tidigare