Tidsbegränsad registrator till Utbildningsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.

Nu söker vi en initiativtagande registrator som tillfälligt kan stötta upp i arbetet under tjänstledigheter!

Välkommen till oss

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Här arbetar bland annat sex registratorer, en jurist, en administratör/kommunikatör och en samordnare för registraturet. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.
 

Vi erbjuder dig

Hos oss får du möjlighet att ingå i ett team med högt kvalificerade medarbetare och en härlig stämning. Du kommer få bidra med din erfarenhet, men där du också kan dra fördel av alla kollegors kunskap. Vi har en arbetsplats som genomsyras av kompetens, öppet klimat och trygghet där vi arbetar självständigt men samtidigt tar ansvar för att vi som grupp levererar ett gott arbete och resultat. Du kommer få möjlighet att lära nytt, utvecklas!

Din roll

I rollen som registrator kommer du att arbeta i vårt dokument- och ärendehanteringssystem Platina, eller eDok som vi kallar det hos oss. Här arbetar du med registrering av handlingar, men även med informationshantering i stort inom förvaltningen.

Det ingår bland annat postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar.  Du kommunicerar med allmänheten på ett juridiskt korrekt sätt, och du ger service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter.

Vidare kommer du att ge stöd och hjälp kring offentlighet och informationshantering, och förvaltningens arbete i eDok.

Det finns även möjlighet att arbeta med utlämnande av allmän handling.

Om du tidigare har arbetat med informationshantering på en skola är det meriterande eftersom kunskapen om skolans arbete med informationshantering är värdefullt.

Din kompetens och erfarenhet

För denna tjänst krävs att du har:

• aktuell erfarenhet av arbete med informationshantering inom offentlig verksamhet
• kunskap om de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet
• aktuell erfarenhet av att arbeta med Platina (eDok)
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i olika digitala system och i Officepaketets olika program
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.
  
  

Det är meriterande om du även har:

• arbetat med informationshantering och eDok på en skola.
  
  

Dina personliga färdigheter och förmågor

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser:

I rollen som tillfällig registrator kommer du in och hjälper till i alla delar, därför behöver du vara självgående och initiativtagande och kan hantera alla uppgifter inom ramen för rollen.

Då det ingår i rollen att vara ett stöd för verksamheterna och medborgarna, är det viktigt att du har en hög serviceförmåga och tycker om att arbeta i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar.

Det händer mycket hos oss och vi hanterar flera olika frågor samtidigt vilket kräver att du är en engagerad medarbetare som kan bidra och ta ditt ansvar i arbetsgruppen.

Det sker ständigt snabba förändringar vilket gör att du behöver kunna ställa om och agera flexibelt när du får nya förutsättningar eller när skolorna behöver direkt stöd och hjälp. När någon av kollegorna är frånvarande behöver du kunna prioritera om i ditt eget schema och stötta upp där det är viktigast.

Din ansökan utan det personliga brevet

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV

Övrigt

• Det här är en tidsbegränsad anställning till och med sista december 2024.
• Ett arbetsprov avseende kunskapen i Platina (eDok) kommer att göras i samband med intervjuer.

Varmt välkommen med din ansökan!

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.