Arkivregistrator till Stockholms stads trafikkontor

Stockholms stad, Trafikkontoret, Verksamhetsstöd, Informationshantering

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Trafikkontoret ansvarar för att sköta om och utveckla Stockholms offentliga rum, så att de är trygga, attraktiva, framkomliga och hållbara. Uppdraget innefattar allt ifrån att ta hand om den befintliga stadsmiljön till att genomföra strategiska investeringsprojekt och planera för morgondagens växande storstad. För att klara vårt uppdrag är vi ca 450 kollegor, som huvudsakligen sitter i Tekniska Nämndhusets nyrenoverade lokaler på Kungsholmen. Tillsammans ser vi till att Stockholm fortsätter vara en stad i framkant med hållbara transportlösningar och levande miljöer, både idag och i framtiden.

Nu söker vi en arkivregistrator till trafikkontorets informationshanteringsenhet som även arbetar på uppdrag av exploateringskontoret.

Välkommen till oss

Avdelningen Verksamhetsstöd har ett brett ansvar för merparten av trafikkontorets stödprocesser som till exempel HR, IT, säkerhet och beredskap, informationshantering, synpunktshantering och nämndadministration. Avdelningens uppdrag är att vara en stödjande verksamhet som möjliggör för kontorets övriga verksamheter att fullgöra sina uppdrag. På avdelningen arbetar totalt cirka 70 medarbetare, fördelade på fem enheter.

Som arkivregistrator tillhör du informationshanteringsenheten, som omfattar arkiv, registratur, informationssäkerhet, dataskyddsombud och en mottagningsfunktion som hanterar teknisk dokumentation från bygg- och anläggningsprojekt. Informationshanteringsenheten består av 17 personer.

Vad säger medarbetarna om sin arbetsplats?

"På vår enhet är vi serviceinriktade och bra på att lösa problem, men vi har också en varm och välkomnande atmosfär som gör det roligt att jobba ihop. Vi har nära till skratt, hjälps åt och har en stark våga-fråga kultur."

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig en arbetsplats där vi hjälper och stöttar varandra i det vardagliga arbetet och värnar om den goda arbetsmiljön. Du ges möjlighet till personlig utveckling/kompetenspåfyllnad samt till delaktighet och inflytande på arbetsplatsen.

Läs mer om dina förmåner som anställd inom Stockholms stad här

Din roll

Som arkivregistrator ingår du i en arbetsgrupp med ytterligare två arkivregistratorer som tillsammans arbetar med trafikkontorets och exploateringskontorets tekniska arkiv, som är beläget i stadsarkivets lokaler på Liljeholmskajen. Du kommer även att utföra arbetsuppgifter i Tekniska nämndhuset och ambulerar mellan de båda arbetsplatserna.

Arbetsuppgifterna i det tekniska arkivet innehåller:

ordnings- och förteckningsarbete
skanning och registrering
framtagning och insortering av ritningar och annan teknisk dokumentation

Eftersom handlingarna används som underlag vid ny- och ombyggnation av stadens anläggningar och mark hjälper det tekniska arkivet främst konsulter men även andra kunder att söka och skanna information.

Arbetsuppgifter i Tekniska nämndhuset innehåller bland annat:

registrering och skanning
arkivering av avtal
gallring

Som arkivregistrator är du även involverad i digitaliseringsprojekt, exempelvis det nya digitala projektarkivet Armaria och det digitala geoarkivet.

Då såväl trafikkontoret som exploateringskontoret bedriver verksamheter som är av stort intresse för stockholmarna är utlämnande av allmänna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen en viktig arbetsuppgift, vilket även innebär avancerade sekretessbedömningar och kontakt med andra myndigheter.

Kundkontakterna sker oftast via e-post och telefon men även besök, vilket innebär att du huvudsakligen kommer att arbeta på plats antingen i på Liljeholmskajen eller i Tekniska nämndhuset. Att hantera ritningar, flytta arkivboxar med mera är ett rörligt arbete som kräver viss uthållighet och styrka.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

gymnasieexamen
flerårig och aktuell arbetslivserfarenhet som registrator, arkivassistent, administrativ assistent eller motsvarande
god språklig förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
grundläggande kunskaper i engelska
grundläggande IT-kunskaper, främst i Officepaketet och fallenhet för att lära dig nya system.

Det är meriterande om du har:

erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet
kunskap om lagar och regler gällande allmänna handlingar (tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen)
arkivvetenskaplig utbildning

Som person är du lyhörd, utåtriktad och kommunikativ med god social förmåga och dessutom utrustad med såväl hög servicekänsla och tålamod. Vi lägger stor vikt vid att du är en strukturerad, ordningsam och noggrann person som tar ansvar för att driva ditt eget arbete framåt men även är bra på och uppskattar att samarbeta med andra. Arbetet på två arbetsplatser kräver att du är flexibel och ansvarstagande person.

Varmt välkommen med din ansökan!

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande!

Övrigt

Tjänsten innebär att man blir säkerhetsprövad i samband med anställningen.

Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska urvalsverktyg som en del av rekryteringsprocessen.