Är du en erfaren och driven registrator/dokumentcontroller som vill jobba i en spännande hamnmiljö? Har du en god administrativ ådra och kompetens inom ärende- och informationshantering? Nu söker Stockholms Hamnar en registrator/dokumentcontroller som också kommer att ha rollen som styrelsens sekreterare.

Vi erbjuder en central roll i hanteringen av Stockholms Hamnars informationsflöde. Hos oss får du möjlighet att arbeta på ett modernt företag med strategisk betydelse för Stockholmsregionens utveckling.

Om tjänsten

Som registrator/dokumentcontroller och som sekreterare till Stockholms Hamnars styrelser har du ett viktigt uppdrag med ett brett spektrum av arbetsuppgifter. Det inkluderar som exempel ansvar för styrning och hantering av företagets allmänna handlingar, att stötta verksamheterna med registrering av ärenden och handlingar i Stockholms stads ärendehanteringssystem eDok samt agera som objektspecialist i eDok-organisationen för Stockholms Hamnar. I din roll ingår också att informera och hålla utbildningar internt i registrering och dokumenthantering.

Tjänsten innebär också att vara portföljkoordinator för företagets systemförvaltning enligt PM3-modellen. Arbetet omfattar sex objekt med objektsägare, objektsledare och objektsledare IT.

Som styrelsens sekreterare är du med och planerar bolagsstyrelsernas arbete och ser till att handlingar inför styrelsemötena är publicerade i tid. Du deltar på styrelsemötena och stöttar styrelseordförande under styrelsemötena och hanterar styrelseprotokollen. Vid styrelsekonferenserna deltar du och arbetar nära vd och vd-assistent.

Som registrator/dokumentcontroller har du kontaktytor över hela företaget; med chefer, de medarbetare som blir handläggare för ärenden i eDok, arkivombuden samt stödet från Stadsarkivet (arkivarie) och informationssäkerhetssamordnaren. Du har också ett nära samarbete med avdelningschefen för Ekonomi och affärsstöd samt med  objektsägare, objektledare och objektledare IT i arbetet med Stockholms Hamnars systemförvaltning.

Du är placerad på enheten Verksamhetsstöd och verksamhetsutveckling på avdelningen Ekonomi och affärsstöd och rapporterar till chefen för enheten Verksamhetsstöd och verksamhetsutveckling. Din huvudsakliga arbetsplats är Frihamnen i Stockholm, men du kommer att ha ett nära samarbete med hela vår verksamhet, inklusive våra övriga hamnar i Stockholm, samt hamnarna i Kapellskär och Nynäshamn. 

Dina arbetsuppgifter

Exempel på arbetsuppgifter

• ansvara för att inkommande handlingar registreras på ett effektivt och rättssäkert sätt
• stödja organisationen vad gäller hantering av allmänna handlingar
• vara Stockholms Hamnars styrelsesekreterare
• som arkivhandläggare vara rådgivare till arkivombuden i organisationen, hålla utbildningar och uppdatera koncernens styrande dokument för allmänna handlingar
• arbeta nära informationssäkerhetsansvarig och dataskyddsombudet med informationssäkerhetsfrågor
• hålla ihop styrningen av utveckling av företagets systemförvaltning enligt PM3-modell
• aktivt driva arbetet med att optimera processer och arbetssätt inom ärende- och dokumenthantering, registratur och arkiv.

Det här tar du med dig in i rollen

Du har:

• universitet/högskoleutbildning, gärna arkivvetenskap, är diplomerad registrator eller har annan utbildning som vi anser vara likvärdig
• flerårig och aktuell arbetslivserfarenhet i en liknande roll som registrator
• erfarenhet av att självständigt arbeta med administrativa arbetsuppgifter och vana av att hantera något diariesystem
• arkivkunskaper och erfarenhet från arkivarbete
• goda kunskaper inom regelverket kring offentlighet och sekretess
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska och engelska, både i tal och i skrift
• goda IT-kunskaper, särskilt inom MS Office.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av system i förvaltningsobjekt och tidigare arbetat i en strukturerad förvaltningsmodell som till exempel PM3
• erfarenhet av systemet e-Dok
• erfarenhet som styrelsesekreterare.

Är det här du?

Du är självgående, tar ansvar och egna initiativ, med tydligt fokus på uppdraget, för att självständigt driva ditt arbete framåt. Du strukturerar och prioriterar själv ditt arbete med god administrativ förmåga. Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och kommunicerar med kollegor på alla nivåer på ett pedagogiskt och prestigelöst sätt. Du trivs i en konsultativ roll med många kontaktytor, har lätt för att samarbeta med andra men också förmåga att ta ledningen när det behövs och arbeta proaktivt och drivande i utvecklingsarbete.

Givetvis brinner du för informationshantering och vi hoppas att du också är intresserad av sjöfart och hamnverksamhet och vill vara en del av ett team med stort engagemang. 

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten.

Vi erbjuder

Stockholms Hamnar värnar om att ha en öppen atmosfär och vi är stolta över vår goda laganda. Vi erbjuder dig ett unikt och omväxlande arbete i en händelserik miljö med trevliga kollegor och intressanta arbetsuppgifter. Håller du dessutom med om att samarbete och en positiv attityd i vardagen skapar arbetsglädje för alla, kommer du att trivas hos oss på Stockholms Hamnar.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss på www.stockholmshamnar.se/jobb.

Vi ser fram emot din ansökan

Om du tycker att tjänsten som registratorer/dokumentcontroller passar väl in på dina kvalifikationer och hur du vill arbeta, skicka din ansökan snarast, senast 30 januari 2024. 

Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Morgan Sehlberg, rekryteringskonsult, tel. 08-508 117 22, alternativt Annelie Olnils, chef HR & verksamhetsstöd, annelie.olnils@stockholmshamnar.se.

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass, vilket innebär att vi utför bakgrundskontroll, säkerhetssamtal och registerkontroll innan anställning. Provanställning tillämpas.

Stockholms Hamnar arbetar för en alkohol- och drogfri arbetsmiljö. Därför kan slumpmässiga alkohol- och drogtester förekomma under anställningen.

Stockholms Hamnar arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om Stockholms Hamnar

Stockholms Hamnar är en av världens största passagerarhamnar och en av Sveriges största godshamnar. Bolaget förvaltar även 127 000 kvm lokalyta i Frihamnen. Stockholms Hamnar finns i Stockholm, Norrtälje och Nynäshamn. Medelantalet anställda är 130. Läs mer på www.stockholmshamnar.se.