Administratör till Social omsorg förebyggande och främjande - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Vill du arbeta administrativt, är självgående och tycker om att samverka med andra? Då kan du vara rätt person för oss på Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning. Nu söker vi en engagerad administratör som vill bli en del av vårt team!

Som administratör kommer du att ingå i avdelningen för Social omsorg förebyggande och främjande, och rapportera direkt till avdelningschef. Avdelningen inrättades 1 september 2023 i syfte att lyfta det förebyggande och främjande uppdraget, samt förbereda för den kommande nya socialtjänstlagen. På avdelningen arbetar idag ca 100 medarbetare, inom Öppna förskolan, parklekar, fritidsgårdar, fältassistenter, föräldramottagning, ungdomsmottagning samt med kollohandläggning. Ytterligare verksamheter tillkommer under 2024. Verksamheterna finns i våra olika stadsdelar i 18 lokaler, och du har en viktig roll att ge stöd till chefer i arbetet med personal- och lokalfrågor.
Din roll som administratör

Som administratör har du en viktig roll inom avdelningen. Uppdraget går ut på att samordna avdelningens administrativa arbete och vara ett stöd till chef och medarbetare.

Arbetsbeskrivning

Övergripande:
- Stöd till chefer och ledningsgrupp
- Sammanställning av information (kontaktlistor, inköp, statistik och uppföljning av dessa)
- Arkivering och organisering
- Mötesanteckningar och protokoll
- Viss fakturahantering och annan ekonomihantering, ingå i admingrupp inom förvaltningen vid semestrar.

Personaladministration:
- Anställningsavtal och annan administration kopplat till rekrytering och lön.
- Ta fram underlag för att följa upp lön och personal, sjukfrånvaro mm.
- Tjänstekort och SL-kortsadministration

Lokalfrågor:
- Kontakt med lokalenheten angående verksamhetens lokaler
- Uppföljning av beställningar och åtgärder
- Larm & Lås (uppdatera kontaktinformation, behörigheter)
- SBA - systematiskt brandskydd (uppdatering av dokumentation, utbildningar, sammanställning)
- Dokumentation av skyddsronder och uppföljning av åtgärder
- Samarbete med avdelningens operative lokalsamordnare samt utveckling av gemensamma rutiner för lokalhantering.

Kvalifikationer

Du är strukturerad och ordningsam, tycker om att samarbeta och att utveckla uppdraget i samverkan med chef och ledningsgrupp. Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift samt har god digital mognad. Du är självgående inom uppdragets ramar.

Övrigt

Arbetet är förlagt till dagtid med flextid. Viss möjlighet att arbeta på distans. Möten ute i avdelningens verksamheter förekommer.
Provanställning kan komma att tillämpas.
Rekrytering kan ske under rekryteringstiden.
Personlig lämplighet är avgörande.