Administrativ assistent med vikarieansvar till Förskoleområde 7 - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till Bromma förskolor och förskolområde 7. Vi består av 7 kommunala förskolor  belägna i Bromma Kyrka, Norra Ängby och Beckomberga och här finns vackra naturområden i närheten av naturreservatet Kyrksjön.

Nu söker vi en administrativ assistent till vårt förskolområde. Tjänsten avser en tillsvidare anställning på 75%.

Ditt uppdrag som administrativ assistent

Administrativ assistent som ska ansvara för administration och timvikarietillsättningen för våra 7 förskolor i område 7.

Som administrativ assistent kommer du att börja alla dagar ( måndag-fredag) med att boka in timvikarier och fördela resurser över dagen på alla förskolor i hela området. Arbetsdagen börjar därför klockan 07:00 varje morgon. Utöver detta kommer dina arbetsuppgifter att bestå av fakturahantering och närvaro och frånvaroregistrering av personal i vårt lönehanteringssystem. Samt dokumethanteringsfrågor såsom arkiv och diarieföring.

Vi söker dig som har arbetat i en administrativ roll tidigare alternativt har erfarenhet av förskola/ skolverksamhet och personalplanering och bemanning.

Då våra förskolor är på olika adresser och man kan behöva ta sig till dem så B-körkort är en fördel men elcykel finns att tillgå. 

Andra vanligt förekommande arbetsuppgifter:

• Ansvara för kontroll i Lisa självservice och ta fram statistik från olika system
• Ta fram underlag för budgetuppföljning och hantera kvitton
• Ibland vara sekreterare vid vissa möten.
• Ansvara för lokalfrågor som felanmälan, nyckelhantering och beställare av olika material
• Ansvara för Ipads och tjänstekortshantering

Du kommer att arbeta nära rektor, som är din närmsta chef, och våra två biträdande rektorer. Kontoret ligger på en av förskolorna i området. 

Övriga arbetsuppgifter kan tillkomma.

Kompetens och erfarenhet:

Utbildning: Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning, gärna med inriktning ekonomi.

Du har aktuell erfarenhet av:

• Att arbeta i en administrativ funktion
• Personalplanering och schemaläggning
• Vikariebemanning i förskola/skola
• attestera fakturor
• göra beställningar
• Att använda telefon, mejl och dator som arbetsverktyg
• Teams, Microsoft Office ( Outlook, Word; Excel. Powerpoint)
• Eftersom det förekommer mycket både muntlig och skriftlig kommunikation i arbetet är det också viktigt att du behärskar svenska i tal och skrift.

Meriterande för tjänsten är om du har erfarenhet av faktureringssystemet Agresso, lönehanteringssytemet LISA Självservice. Det är också meriterande om du arbetat med timvikarietillsättning i förskola och eller skolverksamhet.

I din yrkesroll är du engagerad, professionell och ansvarstagande med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Som kollega är du hjälpsam, nyfiken och öppen för att lära dig nya saker och dela med dig av dina kunskaper. Du har en utpräglad servicenivå och du gör allt för att hitta lösningar när problem uppstår. Du är bra på och tycker om att ha dialog med andra genom samtal, telefon och mail och du har en hög digital kompetens och du uppskattar att arbeta i olika system. Stundtals kan det bli stressigt speciellt på morgonen men du behåller lugnet och ser till så att resurserna når fram till de som behöver det, våra fantastiska barn.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.
Välkommen med din ansökan.

Övrigt

För att tillträda tjänsten måste du innan ha uppvisat ett giltigt utdrag från polisens belastningsregister. Det finns möjlighet till lån av elcykel vid förflyttning mellan förskolorna. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande.