Kommunikativ administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Placeringssamordningen sitter i trivsamma kontorslokaler i närheten av Nytorget på Södermalm.

Tillsammans med oss sitter Boendeenhetens chef, placeringskoordinator, administratör och utvecklingssekreterare, samt vår närmaste chef. Ytterligare personal från Boendeenheten har tillgång till en arbetsplats vid behov.

Boendeenheten är en del av Socialförvaltningen som stadsövergripande erbjuder boendelösningar för personer i hemlöshet, ofta i samband med missbruk och/eller psykisk ohälsa. Boendeenheten erbjuder för närvarande 670 platser i varierande boendeformer, från akutboende, stödboende, träningsboende, till försöksboende och Bostad först.

Placeringssamordning erbjuds för närvarande till enhetens 272 stödboendeplatser.

Arbetsbeskrivning

Arbetet i verksamheten har två huvuddelar.

Placeringssamordningen tar emot förfrågningar från Stockholms Stads stadsdelsförvaltningar och Socialförvaltningens Enhet För Hemlösa. Några av enhetens boenden har även avtal med några kranskommuner om köp av platser. Arbetet består i att:

• Ta emot dessa förfrågningar,
• Matcha förfrågningarna mot de lediga platser som finns tillgängliga eller
• För de tillfällen det är fullt, hantera den kö som uppstår.
• Göra prioriteringar utifrån de direktiv som förvaltningen lämnat.
• Kommunicera förfrågningar med handläggare (kompletterande information) och placeringsansvarige på boendena.
• Dokumentera all kommunikation.
• Följa upp kölista och redovisa statistik till närmaste chef.

För att kunna placera behöver du en god kunskap inom missbruk i kombination med psykisk ohälsa, som är vår primära målgrupp. Vi placerar några av de sköraste i vårt samhälle och behöver ha en god kunskap om vilka behov som föreligger, samt på ett effektivt sätt planera för vart denna klients behov tillgodoses bäst. Vi har extra hög prioritet på de äldre hemlösa. 

Avtalshanteringen består av att skriva anställningsavtal till timvikarier i våra dygnet-runt verksamheter. Totalt skrivs det ca. 4 000 avtal per år. 

Kvalifikationer

Då detta är en helt ny verksamhet hos oss, söker vi dig som vill vara med och utveckla placeringssamordningen inom Boendeenheten. Det finns inga färdiga mallar för hur arbetet ska utföras även om vi har utarbetat en struktur, så behöver den förbättras och justeras. Vi behöver därför en påhittig, klurig och kreativ administratör som vill vara med på en resa mot att skapa en alldeles magnifik verksamhet, som kan förena klienternas behov, placerande socialsekreterares önskemål ihop med verksamheternas möjligheter att erbjuda en placering med hög kvalitet.  

Din bakgrund kan variera, men vi tänker oss att du har en administrativ bakgrund från t.ex. socialtjänst, äldreomsorg, hotellverksamhet eller något helt annat.

• Du behöver tänka utanför boxen, då vägen sällan är spikrak.
• Du måste vara flexibel och serviceminded.
• Du behöver ha en god kontakt i tal och text med både uppdragsgivare och våra boenden.

Vi kommer även ha höga krav på samarbetsförmågan med dina kollegor, då ni kommer vara ett fåtal personer som jobbar tätt tillsammans.

Övrigt

Arbetstiden är dagtid, 39,5 timmar/vecka.

Provanställning kan komma att tillämpas.