Administratörer till enheten verksamhetsstöd inom juridiska avdelningen

Stockholms stad, Stadsledningskontoret, Juridiska avdelningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stadsledningskontoret är kommunstyrelsens förvaltning. Vi ansvarar för styrning, uppföljning och utveckling av stadens verksamheter utifrån den vision och budget som kommunfullmäktige har beslutat om. Vi är drygt 300 anställda som i huvudsak arbetar med strategiska frågor som har stor betydelse för stadens verksamheter.

Är du en prestigelös administratör som älskar att ge service och arbeta med administrativa arbetsuppgifter? Trivs du i en bred och varierande roll där du får bidra till att synliggöra den röda tråden i verksamheten? Då kan detta vara rätt roll för dig!

Vi söker nu två serviceinriktade administratörer till vår enhet. Tjänsterna är två vikariat. Ena vikariatet är på 100% under hela 2024, det andra är på 75% och sträcker sig till september 2024

Din roll

Som administratör hos oss kommer du att vara en i teamet inom enheten för verksamhetsstöd. Du fungerar som ett stöd för juristerna och dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av att:

Ge bästa tänkbara bemötande och service till avdelningens medarbetare och våra uppdragsgivare, förvaltningar och bolag inom Stockholms stad.
Hantera våra funktionsbrevlådor.
Arbeta med ärendehantering i vårt ärendehanteringssystem Saturnus.
Vara behjälplig med stöd i ärendehantering till avdelningens jurister.
Arbeta med en del mindre utredningsarbete.

Inom ditt ansvarsområde får du ta ett stort ansvar och fatta egna beslut. Vi ser även att du är med och bidrar till att vårt team utvecklar och förbättrar arbetssätt i takt med att omvärlden och behoven av vårt stöd vidareutvecklas.

Du kommer arbeta självständigt i ett team om fyra administratörer. Ni finns till hands för varandra och ger varandra stöd när det behövs. Du rapporterar till tillförordnad enhetschef.

Din erfarenhet och kompetens

Du som söker har:

en avslutad gymnasieutbildning, gärna med eftergymnasial påbyggnad inom administration, service, ekonomi och/eller juridik
aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av att arbeta i en administrativ roll
aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av registrering i dokument- och ärendehanteringssystem, gärna i Saturnus och/eller stadens system eDok
erfarenhet av serviceyrket i en administrativ roll
goda kunskaper i Officepaketet, särskilt i Excel
en hög digital mognad och IT-vana och lätt att sätta dig in i verksamhetssystem
goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du har:

erfarenhet av och goda kunskaper i Adobe pro
arbetat inom Stockholm stad och har kännedom om staden eller annan kommun
arbetat i en roll där du har kommunicerat med jurister och domstolar
arbetat med kvalité- och verksamhetsutveckling, exempelvis digitala arbetssätt
arbetat med enklare utbildning/presentationer.

För att passa i rollen ser vi att du brinner för att ge hög service och har ett bra bemötande. Eftersom arbetet till stor del består av att kommunicera med jurister och domstolar underlättar det om du har erfarenhet av det. Om inte så lär du dig det av oss. Det är även viktigt att du kan och vill förmedla ett gott värdskap till avdelningens medarbetare samt våra uppdragsgivare. Du behöver därmed ha lätt för och tycka om att samarbeta med andra. Vidare är du självgående, noggrann, strukturerad och tar stort eget ansvar för att uppgifter planeras och slutförs inom angiven tidsram. Du är också flexibel och kan lätt styra om arbetsuppgifter utifrån olika omständigheter och ändrade prioriteringar.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget.

Vi erbjuder dig

Ett härligt team och en fantastisk arbetsplats med ljusa lokaler belägen i vacker miljö på Kungsholmen.
Bra personalförmåner, läs gärna mer här
Goda möjligheter till utveckling.

Din arbetsplats – Enheten för verksamhetsstöd

Enheten för verksamhetsstöd är en av fyra enheter vid juridiska avdelningen inom stadsledningskontoret. Hos oss arbetar idag fyra administratörer samt en tillförordnad enhetschef.

Vårt uppdrag är att ge service och bidra med stöd genom att underlätta arbetet för medarbetare inom den juridiska avdelningen. Vi ska även systematiskt bidra till att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov. Hos oss får du arbeta med en mängd spännande arbetsuppgifter som gör dina insatser varierande och flexibla. Så ta med dig dina erfarenheter, ditt engagemang och ditt sätt att tänka till oss och bidra till en kultur där vi bryr oss på riktigt - om varandra, om våra uppdragsgivare och om vår juridiska avdelning.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

I denna rekryteringsprocess kommer vi använda oss av urvalstester.
Tjänsterna är två vikariat. Ena vikariatet är på 100%, i ett år med möjlighet till förlängning. Det andra är på 75% och sträcker sig till september 2024.
Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare här.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.