Erfaren administratör med känsla för kommunikation Utbildningsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med runt 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsövergripande frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna.

Beskrivning av enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF)

Enheten för arkiv, registratur och förvaltningsservice (ARF) ingår i avdelningen för personal och kompetensförsörjning. ARF är en stöd- och specialistfunktion till förvaltningen och skolorna. Vi arbetar för en modern, rättssäker och effektiv informationshantering och en god offentlighetsstruktur. Enheten håller bland annat utbildningar i diarieföring för förvaltningens medarbetare. Här arbetar bland annat sex registratorer, en jurist och en samordnare för registraturet och sex arkivarier. Vi sitter centralt i lokaler på Hantverkargatan, Kungsholmen.

Vi söker nu en erfaren administratör som även kan verka som vår kommunikatör.   

Tjänsten som administratör och kommunikatör

I rollen som administratör ger du stöd i ARF-enhetens arbete med vårt ärende- och dokumenthanteringssystem eDok och informationshantering.

Kommunikationen är ett av våra viktigaste verktyg i arbetet med att stötta och hjälpa våra 170 skolor i arbetet med eDok och informationshantering. Arbetet med informationshantering; registrering och arkivering av allmänna handlingar är en liten del av allt det som skolorna ska hantera, därför är det av största vikt att vi gör informationen tillgänglig och lätt att förstå. I detta arbete är du en nyckelperson och driver arbetet framåt som ansvarig för kommunikationen.

Vidare hanterar du information, författar skrivelser och kommunicerar med allmänheten på ett juridiskt korrekt sätt. Du ger service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Du stödjer arbetet med utlämnande av allmänna handlingar och vid behov hjälper du till med inkomna handlingar i form av extern post och funktionsbrevlådan.

Du är dessutom ansvarig för vårt kontaktnätverk och administrationen kring utbildningarna. Du uppdaterar och utvecklar vår största kommunikationskanal som är uppbyggd i en SharePoint i Office 365. Du bygger e-learnings om eDok och utvecklar kontinuerligt stödmaterialet tillsammans övriga medarbetare i förvaltningen av eDok.

Din kompetens och erfarenhet

För denna tjänst krävs att du har

• flerårig och aktuell erfarenhet av arbete som administratör inom offentlig verksamhet
• kunskap om offentlighet och sekretess samt de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig verksamhet
• minst ett års erfarenhet av att ha arbetet med strategisk kommunikation
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i olika digitala system och i Officepaketets olika program
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du även har erfarenhet av

• arbete i Office 365 och utveckling av samarbetsytor
• att arbeta med frågor som rör registratur, arkiv- eller informationshantering
• dokumenthanteringssystemet Platina (eDok)
• arbete i utvecklingsprojekt.

Vid rekryteringen lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande kompetenser: I rollen som administratör och kommunikatör är det viktigt att du är en självgående, noggrann och metodisk person som självständigt kan arbeta med och ta ansvar för dina arbetsuppgifter. Du är en kommunikativ person som både uppskattar och har förmåga att samarbeta med och hantera olika typer av människor. I rollen ingår att vara ett stöd för verksamheterna. Det är därmed viktigt att du har en hög serviceförmåga och tycker om att arbeta i en miljö där behoven varierar över tid och ibland kräver snabba svar. Vidare är du initiativtagande och nyfiken samt kan hantera många olika uppgifter samtidigt.

Det viktigt att du har en pedagogisk insikt. Du har förmåga att utbilda andra samt är tydlig och trygg med att förmedla vilka riktlinjer som gäller kring informationshantering. Slutligen har du god förmåga att göra korrekta avvägningar med avseende till verksamhetens bästa samt har en hög integritet och en professionell hållning till ditt uppdrag.

Varmt välkommen med din ansökan!

Din ansökan

Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholms stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev. Detta genomförs på ett antal utvalda rekryteringar. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och tydligt på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.