Registrator till stadsbyggnadskontoret - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Stadsbyggnadskontorets registratur- och arkivenhet ingår i kontorets administrativa avdelning tillsammans med IT, ekonomi och HR och har det övergripande ansvaret för frågor kring hantering av allmänna handlingar. På registraturen tas merparten av kontorets inkommande post emot och registreras. Diarieföringen sker i Public 360. På enheten arbetar idag ca 15 personer, varav sju av dessa arbetar med registreringen av inkommande handlingar.

Stadsbyggnadskontoret arbetar målmedvetet för att bli helt digitala i handläggningen av ärenden och har både ett digitalt ärendehanteringssystem och ett digitalt arkiv. Registraturen har en viktig roll i kvalitetssäkringen av processer, utveckling av rutiner mellan avdelningarna och registraturen. Merparten av alla handläggare på kontoret arbetar i systemet och diarieför själva sina utgående dokument. Vi utvecklar bland annat flera e-tjänster för ansökan av olika typer av ärenden inom stadsbyggnadsområdet såsom ansökan om skyltlov, ansökan om bostadsanpassningsbidrag.

Arbetsuppgifter

Som registrator på stadsbyggnadskontoret registrerar du till kontoret inkomna ärenden, merparten av dessa ärenden är bygglovshandlingar och ritningar som kommer in både via vanlig post, e-post och e-tjänster. Vi hanterar stora informationsmängder varje dag, ca 100 000 handlingar per år, som behöver registreras skyndsamt. Du arbetar i nära samarbete med övriga kollegor inom registratorsgruppen. Du har också många interna kontakter med kunniga och professionella kollegor från olika verksamhetsområden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Gymnasieexamen.
• Minst ett års aktuell arbetslivserfarenhet (som arbetsgivaren bedömer som relevant) av att ha arbetat med arbetsuppgifter kopplat till registratur (t.ex. som registrator, bygglovs/planadministratör eller domstolshandläggare).
• Arbetslivserfarenhet av relevant ärendehanteringssystem (t.ex. Public 360, W3D3, Platina el. liknande)
• Arbetslivserfarenhet av Office-paketet med fokus på ärendehantering i Outlook.
• Arbetslivserfarenhet från offentlig verksamhet.
• Uttrycker dig väl på svenska i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av bygglovshandlingar eller erfarenhet av stadsbyggnadsfrågor.
• Kunskap om lagar och regler gällande allmänna handlingar så som tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen.

Kompetenser

Som person är du noggrann och strukturerad. Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt utan att göra avkall på kvalitet. Du har ett serviceinriktat förhållningssätt, som präglas av din förmåga att hitta lösningar och vilja hjälpa andra. Det är viktigt att du är flexibel och uthållig då arbetsbelastningen kan variera över tid. Då arbetet innefattar många kontaktytor så krävs det att du är lyhörd och har en mycket god samarbetsförmåga. Vidare är du öppen och nyfiken på nya arbetssätt då det är mycket som förändras inom området med anledning av den ökade digitaliseringen.

I denna rekrytering lägger vi särskild stor vikt vid dessa kompetenser.

Vad vi erbjuder:

Som medarbetare på stadsbyggnadskontoret kan vi bland annat erbjuda:

• Kompetenta och kreativa kollegor.
• Regelbunden och relevant kompetensutveckling i den dagliga verksamheten i form av föreläsningar och seminarier.
• Generösa flextidsramar.
• Friskvårdsbidrag och friskvårdstimme.
• Möjlighet till hybridarbete.
• Övriga rabatter på olika aktivitetsmöjligheter

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:

Att arbeta i Stockholmsstad

Förmåner

Säkerhetsklassning

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen. Detta innebär att registerkontroll och säkerhetsintervju kommer att genomföras innan beslut om anställning.

Din ansökan:

När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsätta urvalsarbete för den här tjänsten. Vi önskar att du svarar så utförligt som möjligt på frågorna samt att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat.

Övrigt

Intervjuer kommer att hållas under vecka 37 och 38.

Varmt välkommen med din ansökan!