Administrativ assistent förskola - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Arbetsplatsbeskrivning

Högdalens kommunala förskolor består av fem förskolor med unika karaktärer för varje förskola samtidigt som styrningen och ledningen är tydlig och enhetlig. Enheten består av ca 350 barn och 80 medarbetare. Enhetens ledning består av rektor, två biträdande rektorer och en administrativ assistent. Dessutom finns möjlighet till stödfunktioner såsom handledning av specialpedagog inom stadsdelen.

Vår ledningsorganisation består av rektor Therése och biträdande rektorer Sara och David. Ledningsorganisationen har som främsta uppgift att stödja, uppmuntra och utmana våra medarbetare och därmed skapa bästa möjliga förutsättningar för dig att klara ditt uppdrag. Vi arbetar mål- och resultatorienterat och strävar efter en likvärdighet i organisation. Målet är en bra förskola för alla barn med en mycket hög kvalité. Det innebär att vi har ett fokus på att utveckla vår lärande organisation och möjliggöra för ett kolligalt lärande i olika forum. Kompetensutveckling sker kontinuerligt inom våra fokusområden hållbar utveckling i förskolan, språk, rörelse och digitalisering. På förskolan kommer du att verka i ett sammanhang där vi ser medarbetaren som vår viktigaste resurs och arbetslaget som en nyckel till en fortsatt hög måluppfyllelse. Vår omgivning erbjuder rik natur, parklekar och goda kommunikationer i form av tunnelbana och bussar.

Nu söker vi dig som vill stödja oss i de administrativa delarna.

Arbetsbeskrivning
Som administrativ assistent arbetar du nära förskolans ledning som består av rektor och två biträdande rektorer. Kontinuerlig kontakt med förskolans pedagoger och övriga medarbetare är en central del av uppdraget.

Främsta arbetsuppgifter är lönehantering, vikariehantering och frånvarorapportering. I vikariehanteringen ingår avtalsskrivning och introduktion. Du kommer ansvara för den dagliga anskaffningen av vikarier vid behov, vilket innebär kontakt med samtliga förskolor varje morgon. Du kommer behöva röra dig mellan de fem förskolorna i enheten för att sköta avtalsskrivning. En av förskolorna ligger i Bandhagen och de andra fyra centralt runt Högdalen.

Arbetsuppgifterna innebär även:
• Fakturahantering och beställningar i stadens ekonomisystem ingår också i arbetsuppgifterna.
• Administration kring IT.
• Arkivering i e-dok, inventeringslistor
• Hantering av nycklar, arbetskläder samt att ansvara för vissa externa kontakter som tex med städfirma och gällande lokalfrågor.
• Schemaläggning

Kvalifikationer
Vi söker dig som har Gymnasieutbildning med inriktning inom ekonomiområdet alternativt motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdig.
Du har:
• Erfarenhet av administrativt arbete
• En gedigen IT- och datavana, med kunskap i Microsoft Outlook, Word och Excel eller motsvarande program
• Kunskap om lönehantering
• Kunskap om fakturering
• Erfarenhet av schemaläggning

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av Stockholm stads administrativa system som tex Agresso, edok, LISA, FNS, BER, Skolplattformen
• Erfarenhet av arbete med vikariehantering
Vi söker dig som har ett flexibelt och lösningsorienterat förhållningssätt. Du har ett organiserat och strukturerat arbetssätt. I rollen förväntas du vara noggrann och fokuserad. Du behöver vara självständig och ta ansvar för planering och genomförande av arbetet. Arbetet innebär många kontakter och kräver god kommunikations- och samarbetsförmåga.

Övrigt
Stor vikt läggs vid personliga egenskaper. Arbetet kräver goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Du ska ha möjlighet att kunna arbeta från klockan 7 på morgonen.

Övrigt

Du ska ha möjlighet att arbeta från klockan 7 på morgonen.