Strukturerad projektadministratör för IT- och digitaliseringsprojekt - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till Stockholms Stad, Utbildningsförvaltningen, IKT-enheten

Avdelningen för utveckling och samordning är en av sju avdelningar inom utbildningsförvaltningen och består av IKT-enheten som bland annat ansvarar för portföljstyrning för stadens pedagogiska verksamheter enligt styr- och samverkansmodellen pm3 samt förvaltningens IT- och digitaliseringsprojekt. Stadens digitala stödsystem används av drygt 400.000 användare som förutom anställda inom Stockholms Stad består av barn, elever och vårdnadshavare.

I avdelningen ingår även Forsknings- och utvecklingsenheten, Uppföljningsenheten och en Stab. Vi ansvarar för att stödja utbildningsförvaltningen med informationssäkerhet- och kommunikationsteknik, forskning och utveckling, uppföljning och utvärdering, statistik och analys samt insyns i fristående skolor.

Vi söker nu en driven, självständig och serviceinriktad projektadministratör vars uppdrag är att ansvara för projektadministration inom våra digitaliseringsprojekt. Tjänsten är placerad på IKT-enheten som idag består av ca 80 medarbetare.

Din roll

Arbetsuppgifter i urval:

• Projektadministration, diarieföring och arkivering
• bistå och stödja projektledaren i planering, dokumentation, minnesnoteringar, rapporter presentationer, resurshantering etc.
• hantering av praktiska aktiviteter som te x. administrera möten, boka lokaler, hantera inbjudningar, anmälningar
• ekonomistöd

Din kompetens och bakgrund

Krav

Du har:

• relevant eftergymnasial utbildning från Högskola/universitet eller yrkeshögskola eller annan utbildning som arbetsgivaren finns relevant
• flera års aktuell erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter
• mycket goda kunskaper att arbeta i World, PowerPoint och Excel
• goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Meriterande

Vi ser gärna att du har erfarenhet inom dessa områden:

• projektadministratör inom IT-projekt, gärna inom upphandlingsprojekt
• av administration inom projekt- och/eller programkontor
• erfarenhet av ekonomiadministration
• god kunskap av att administrera i Microsoft SharePoint
• att arbete i politiskt styrd verksamhet (offentlig sektor)
• av pedagogisk verksamhet.

Personliga egenskaper

Som person är du duktig på att planera, organisera och driva dina processer och ansvarsområden framåt. Du trivs i en stödjande roll gentemot projektledningen. Du är initiativrik och bidrar gärna med kvalitativa förbättringsåtgärder där du ser att det behövs. Du har lätt för att snabbt skapa överblick och prioritera mellan dina arbetsuppgifter.

Du är flexibel och kan hantera tillfälliga toppar av hög arbetsbelastning.

I grunden är du en samarbetsorienterad administratör som ser nyttan med att ha struktur och ordning och reda för alla involverade i de projekt du deltar i. Din vana från projektadministration och förmåga att se saker i ett helhetsperspektiv, såväl som att ha koll på detaljerna, är en viktig grund i arbetet att skapa förutsättningar förvaltningens utvecklingsarbete, såväl som verksamhetsutveckling.

Vad vi erbjuder dig
• Möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• Arbeta i trivsamma lokaler i centrala Stockholm nära Stockholms stadshus
• Ett utvecklande och lärorikt arbete med kompetenta kollegor
• Goda villkor, exempelvis semesterväxling, friskvård och klämdagar
• Flexibilitet och möjlighet till arbete både hemifrån och på kontoret.

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för tjänsten. Vi vill att du styrker kraven för tjänsten i ditt cv.

Din ansökan och personliga brev ska vara på svenska. 

Urvalet och intervjuer kommer ske löpande. Första intervjun är digital. Går du vidare får du träffa chef och kollegor vid en andra intervju. Tester kan förekomma för att styrka kraven för tjänsten.

Varmt välkommen med din unika ansökan!