Arkiv och informationsansvarig till Stokab - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Stockholm utvecklas och förändras för framtiden. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.

Vi söker dig

Har du flerårig erfarenhet av arkiv och informationshantering, är tekniskt intresserad och är sugen på en ny utmaning? Vill du arbeta i en bred och omväxlande roll med stor möjlighet att påverka och åstadkomma förbättringar och resultat? Då kanske det är dig vi söker. Välkommen att vara med och bidra till Stockholms digitala infrastruktur genom ett mångsidigt och utvecklande uppdrag hos oss på Stokab.

Då vår nuvarande arkivansvarig går i pension till hösten söker vi hennes efterträdare. Vi erbjuder ett varierat och utåtriktat arbete med många kontaktytor där du får jobba både administrativt och detaljinriktat men också strategiskt och analytiskt. Du tillhör vår administrativa avdelning där du arbetar nära tillsammans med tiotalet kollegor där vi hjälps åt och backar upp varandra. Välkommen till en prestigelös arbetsplats med högt tempo, vänlig stämning och stor arbetsglädje.

Uppdraget som arkiv och informationsansvarig

Du har en central funktion i organisationen med huvudansvar för att skapa så goda förutsättningar som möjligt för organisationen att hantera all dokumentation och information enligt de lagar och regelverk som styr området.

Som arkivansvarig säkerställer du att arkivvården sker enligt gällande regelverk och standard vid hanteringen av information i både de fysiska och digitala arkiven.

Som informationsansvarig är du expert inom processorienterad informationsredovisning, PIR, och säkerställer att kraven om informationssäkerhet efterlevs i organisationen. Du ser till att medarbetare och chefer har den kunskap de behöver för att skydda och hantera information på ett korrekt sätt. Du besvarar remisser, genomför utredningar och analyser, identifierar utvecklingsområden och utvecklar processer inom dokument- och informationshantering. En stor del av rollen handlar om att vägleda och utbilda chefer och kollegor i frågor som rör både informationssäkerhet och offentlighet och sekretess. Utöver detta ansvarar du även för administrativa sysslor kopplat till bolagsstyrelsens arbete samt att du är objektspecialist/systemförvaltare för e-dok och e-arkivet.

Dina arbetsuppgifter är breda och innebär i huvudsak att:

• följa upp, analysera och genomföra förbättringar av processer inom dokument- och informationshantering
• uppdatera styrdokument och lokala anvisningar för hantering av information och förvaltning av arkivet samt ta fram underlag för gallringsbeslut
• genomföra internkontroller samt ansvara för Stadsarkivets arkivinspektion
• agera kravställare avseende register- och arkivkrav vid förvaltning av aktivsystem, upphandling/inköp av systemstöd
• genomföra introduktioner och utbildningar inom informationshantering och arkivvård
• styrelseadministration
• vid akuta behov vikariera i receptionen

Du tillhör den administrativa avdelningen som består av tio medarbetare med gedigen kompetens och erfarenhet fördelade på två enheter, Intern IT samt HR. Du samarbetar med och har god stöttning av säkerhetsskyddschef, biträdande säkerhetschef/ dataskyddsombud, informationssäkerhetssamordnare, bolagsjurister, IT-chef med flera. Som informations och arkivansvarig ingår du också i flera samarbetsgrupper såsom redaktörsrådet och Stockholms stads nätverk för arkivansvariga/registratorer.

Dina kompetenser och erfarenheter

Vi söker dig som har

• en eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap med minst 60 poäng arkivvetenskap eller utbildning som dokumenthantering/registrator. Alternativt har du inhämtat motsvarande kunskap och kompetens genom flerårig erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• flerårig erfarenhet av att ha arbetat med arkivfrågor inom offentlig sektor
• erfarenhet av att ha arbetat med registratur inom offentlig sektor
• goda kunskaper om offentlighet och sekretess samt arkivlagstiftningen
• hög digital mognad i form av god erfarenhet av arbete med digitala verktyg, såsom diarie-och ärendehanteringssystem och arkivsystem
• god förmåga att utrycka dig på svenska i tal och i skrift. 

Det är meriterande om du har

• utbildning inom informationssäkerhet samt erfarenhet av informationshantering (dokumenthantering)
• utbildning inom säkerhetsskyddslagstiftningen samt erfarenhet av att hantera säkerhetsskyddsklassad information
• erfarenhet från arbete inom privat sektor
• erfarenhet av att hålla i utbildningar inom informationshantering, arkiv- och registraturområdet.

Din profil

Vi söker dig som är duktig på att driva ditt arbete framåt på ett pålitligt och strukturerat sätt med starkt fokus på kvalitet dina leveranser. Då du har många kontaktytor är det viktigt att du är serviceinriktad och tillmötesgående i ditt bemötande och visar intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du är bra på att se helheter och har en problemlösande analytisk förmåga som du använder i utrednings och i förbättringsarbete och till att bryta ner komplexa frågor till enkla budskap anpassade efter olika målgrupper. Din helhetssyn gör även att du har förmåga att se hur dina ansvarsområden bidrar i ett större sammanhang utifrån affärs- och kompetensmål. För att lyckas i rollen är det också viktigt att du är trygg och stabil och har lätt för att kommunicera och samarbeta på ett förtroendeingivande sätt med ledning, kollegor, kunder och beställare. Vi kommer att lägga stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet samt motivation och engagemang för tjänsten. 

Mer om oss på Stokab

Stokab äger världens största öppna stadsnät av fiber. Vår fiberinfrastruktur trafikeras av våra kunders digitala utrustning och tjänster. Organisationer inom alla branscher, allt från internetoperatörer och datahallar till banker och fastighetsägare, hyr fiber av oss på lika villkor. Vårt fibernät byggs ut i samma takt som Stockholm växer. Med Stockholms stad som ägare säkerställer vi en digital infrastruktur för den som bor och arbetar i Stockholm på samma sätt som det finns infrastruktur för el, vatten och vägar.

Stokabs fibernät har lagt grunden för IT i Stockholm. Det möjliggör affärsnytta för våra kunder, skärper konkurrensen, ökar mångfalden och valfriheten. Nätet bidrar till innovationer, fler jobb, effektivare arbetssätt och möjlighet att utveckla hållbara lösningar.

Vi erbjuder

Stokab präglas av ett positivt, prestigelöst och vänligt klimat med högt tempo där vi har stort förtroende för varandras kompetens och engagemang för verksamhetens uppdrag. En hög grad av samarbete och samverkan finns mellan olika delar av organisationen och är avgörande för bolagets framgång. Kontoret är placerat i nyrenoverade och moderna lokaler i Globenområdet, nära tunnelbanan.
Vi månar om möjlighet till ett flexibelt arbetssätt för att kunna kombinera yrkes- och privatliv. Som anställd på Stokab erbjuds du förmåner i form av arbetstidsförkortning och ett aktivt friskvårdsarbete som exempelvis friskvårdstimme, friskvårdsbidrag och naprapati på jobbet.

Din ansökan 

Låter detta som en roll för dig är vi nyfikna på vem du är. Välkommen med din ansökan!
När du gör din ansökan kommer du få besvara ett antal urvalsfrågor som ligger till grund för vårt fortsatta urvalsarbete. I ditt brev är vi främst intresserade av att du beskriver varför du är intresserad av tjänsten och vad du kan bidra med. 

 Övrigt

Då rollen kommer att hantera information kopplat till säkerhetsskyddslagstiftningen kommer en säkerhetsprövning och säkerhetsklassning ske av slutkandidaten innan anställningen kan påbörjas.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.