Serviceinriktad Kontorsvaktmästare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en person som drivs av att ge god service och gillar ett varierande arbete? Är du en praktisk problemlösare på jakt efter nya utmaningar? Då kan jobbet som kontorsvaktmästare vara något för dig!

Välkommen till avdelningen för administration!

På vår avdelning har vi samlat frågor som rör ekonomi, HR, registratur, nämndhantering, lokaler, inköp och intern service. Avdelningen ska ge nämnd, förvaltningsledning och verksamhet stöd och service, samordna förvaltningsövergripande frågor samt ta fram, utveckla och förvalta förvaltningsgemensamma processer och säkerställa riktlinjer och rutiner för dessa. Idag är vi tretton medarbetare på avdelningen. 

Nu söker vi en kontorsvaktmästare till vårt team för internservice bestående av lokalstrateg/arbetsledare, ytterligare en kontorsvaktmästare, en administratör och en serviceassistent. Vi har nyligen utökat vårt team där ett utvecklingsarbete pågår för att ta oss an ett breddat uppdrag där kontorsservice blir ett nav som hanterar kontorets praktiska sysslor men även en del administrativa uppgifter.

 Vad erbjuder vi dig?

Du kommer till en välkomnande och trevlig arbetsplats och ett stort, modernt och aktivitetsbaserat kontorslandskap där vi alla arbetar tillsammans för en effektiv och god service till stadens verksamheter. Som kontorsvaktmästare inom kontorsservice har du ett omväxlande arbete i ett glatt och välfungerande team. Vi sitter i nya och fräscha lokaler med bra kommunikationer vid Globen.

Vad ska du göra?

Som kontorsvaktmästare arbetar du med en stor variation av lokal- och verksamhetsanknutna tjänster såsom:

• posthantering
• tillsyn och skötsel av lokaler
• hantering av säkerhets- och fastighetsrelaterade frågor
• felanmälningar
• beställningar av gemensamma förbrukningsvaror i vårt ekonomisystem Agresso
• lokalanpassningar och flytt av möbler.

Tillsammans med de övriga i teamet hjälper du till med kaffevagnar, möblering och annan service i samband med möten och utbildningar. Du möter kontorets medarbetare och bistår med utlån av material, svarar på frågor och ger viss teknisk support. Du har kontakt med externa leverantörer av varor och tjänster samt interna kontakter med enheternas beställare. Du utför förbättringar av rutiner för tillsyn, kontroll och hantering av våra lokaler och dess säkerhet. Du ansvarar också för egen ärendehantering i ett ärendehanteringssystem.

Vem söker vi?

Nu söker vi dig med en servicekänsla utöver det vanliga. Du är flexibel och ser lösningar istället för problem. Då du har många kontaktytor och är ansiktet utåt för oss och våra kunder behöver du vara positiv, samarbetsvillig och ha en god kommunikativ förmåga.

Då arbetet är självständigt behöver du vara strukturerad och självgående och kunna driva ditt eget arbete framåt i både praktiskt och administrativt arbete. Du ser till hela verksamhetens bästa i ditt agerande och då vi är ett större kontor med externa besökare behöver du ha ett högt säkerhetsmedvetande. 

Du behöver även ha:

• gymnasieexamen
• några års aktuell erfarenhet av liknande servicearbete
• grundläggande kunskaper i MS Office
• allmän teknisk kompetens
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och i skrift.

Det är meriterande om du har grundläggande IT-kunskaper och erfarenhet av något ärendehanteringssystem. Det är också meriterande med relevanta kurser och/eller eftergymnasial utbildning.

Din ansökan

Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholms stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev. Detta genomförs på ett antal utvalda rekryteringar. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. I processen kommer vi att lägga stor vikt vid personlig lämplighet varför arbetspsykologiska tester kan bli aktuella. Provanställning kan komma att tillämpas. Varmt välkommen med din ansökan!