Administratör med intresse för kvalité- och verksamhetsutveckling - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en prestigelös administratör som älskar att ge service och arbeta med administrativa arbetsuppgifter? Trivs du i en bred och varierande roll där du får bidra till att synliggöra den röda tråden i verksamheten? Har du ett stort intresse för att utveckla verksamhet? Då kan detta vara rätt roll för dig! Vi växer och söker ytterligare en serviceinriktad administratör till vår enhet!

Din roll
Som administratör hos oss kommer du att vara en i teamet inom verksamhetsstöd och fungera som ett stöd för juristerna inom avdelningen med ett extra ansvar för vår allmänjuridiska enhet.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består av att

• Ge bästa tänkbara bemötande och service till avdelningens medarbetare och våra uppdragsgivare (förvaltningar och bolag inom Stockholms stad).
• Hantera vår funktionsbrevlåda för den allmänjuridiska enheten.
• Arbeta med ärendehantering i vårt ärendehanteringssystem Saturnus.
• Vara behjälplig med stöd i ärendehantering till avdelningens jurister.
• Arbeta med verksamhetsutveckling inom enheten och avdelningen.
• Arbeta med en del mindre utredningsarbete.

Inom ditt ansvarsområde får du ta ett stort ansvar och fatta egna beslut. Vi ser även att du är med och bidrar till att vårt team utvecklar och förbättrar arbetssätt i takt med att omvärlden och behoven av vårt stöd vidareutvecklas.

Du kommer arbeta självständigt i ett team om tre – fyra administratörer. Ni finns till hands för varandra och ger varandra stöd när du behövs.

Kvalifikationer
Du som söker har:

• en avslutad gymnasieutbildning, gärna med eftergymnasial påbyggnad inom administration, service, ekonomi och/eller juridik
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av registrering i dokument- och ärendehanteringssystem, gärna i Saturnus och/eller stadens system eDok
• aktuell och dokumenterad arbetslivserfarenhet av att arbeta i en administrativ roll
• erfarenhet av serviceyrket och ett brinnande intresse för att ge hög service
• goda kunskaper i Officepaketet, särskilt i Excel
• en hög digital mognad och IT-vana, är teknikintresserad och kan bistå med stöd inom tekniska verktyg
• goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du har:

• arbetat inom Stockholm stad och har kännedom om staden eller annan kommun
• arbetat i en roll där du har kommunicerat med jurister och domstolar
• arbetat med kvalité- och verksamhetsutveckling - förbättringar och uppföljningsarbete
• arbetat med att utveckla digitala arbetssätt
• arbetat som examinator inom staden
• arbetat i stadens system för integrerad ledning och styrning – ILS
• arbetat med enklare utbildning/presentationer

För att passa i rollen ser vi att du har en väl utvecklad social förmåga, vara utvecklingsorienterad med erfarenhet av arbete med verksamhetsutveckling och ständiga förbättringar. Det är viktigt att du kan och vill förmedla ett gott värdskap till avdelningens medarbetare samt våra uppdragsgivare. Du brinner för att ge hög service och har alltid ett bra bemötande. Eftersom arbetet till stor del består av att kommunicera med jurister och domstolar underlättar det att du har kännedom om kulturen inom juristvärlden. Om inte så lär du dig det av oss.

Du har lätt för att lära nytt, är flexibel och ser till hela verksamhetens bästa. Du trivs med att arbeta prestigelöst i alla frågor och tar eget ansvar för att uppgifter planeras och slutförs.

Allra viktigast är dina personliga egenskaper och din inställning. För att passa i rollen behöver du vara en lagspelare som tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter och för helheten och vårt resultat.

Vi erbjuder dig

• Ett härligt team och en fantastisk arbetsplats med ljusa lokaler belägen i vacker miljö på Kungsholmen.
• Bra personalförmåner, läs gärna mer jobba.stockholm/formaner.
• Goda möjligheter till utveckling.

Din arbetsplats - Enheten för verksamhetsstöd
Enheten för verksamhetsstöd är en av fyra enheter vid juridiska avdelning inom stadsledningskontoret. På enheten arbetar idag tre administratörer och en projektledare tillsammans med enhetschefen.

Vårt uppdrag är att ge service och bidra med verksamhetsstöd genom att underlätta arbetet för medarbetare inom den juridiska avdelningen. Vi ska även systematiskt bidra till att utveckla verksamheten utifrån aktuella behov.

Hos oss får du arbeta med en mängd spännande arbetsuppgifter som gör dina insatser varierande och flexibla. Så ta med dig dina erfarenheter, ditt engagemang och ditt sätt att tänka till oss och bidra till en kultur där vi bryr oss på riktigt - om varandra, om våra uppdragsgivare och om vår juridiska avdelning. Välkommen med din ansökan!

Övrigt
I denna rekryteringsprocess kommer vi använda oss av tester.

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: stockholm/att-jobba-har

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.