Projektledare för evenemang till evenemangsenheten i Stockholms stadshus - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Stockholms stadshus är en av de mest kända och symboliska byggnaderna i Stockholm med närmare 450 000 besökare årligen. I Stadshusets festsalar Blå hallen och Gyllene salen hålls cirka 200 evenemang per år och det är allt från banketter till stora konserter och ceremonier samt fotograferingar och filminspelningar.

Välkommen till Protokoll- och evenemangsenheten
Protokoll- och evenemangsenheten ansvarar för stadens inkommande internationella besök, stadsledningskontorets offentliga representation, internationella mottagningar, uthyrning av Blå hallen och Gyllene salen samt för den borgerliga vigselverksamheten. Enheten är en del av Stadsledningskontorets Kommunikations- och omvärldsavdelning till vilken även Kommunikationsenheten, Internationella enheten och Visningsenheten tillhör.

Protokoll- och evenemangsenheten består av en enhetschef, två samordnare, fyra projektledare och två administratörer. Vi söker nu en erfaren projektledare med inriktning på evenemang. Tjänsten är en tillsvidareanställning.

Din roll som projektledare för evenemang
I rollen som projektledare för evenemang planerar, projektleder och koordinerar du upplåtelser ”från ax till limpa”. Det innebär att du:

• tar emot lokalbokningar via mail och telefon
• har möten med kunder, leverantörer och samarbetspartners
• tillsammans med kund och restaurang projektleder Stadshusets del i evenemanget
• samarbetar med upphandlade leverantörer exempelvis florist, restauratör och lokalvård
• arbetsleder och schemalägger evenemangspersonal
• operativt arbetar under evenemang vid behov
• följer upp avslutat evenemang

Ni är två projektledare som arbetar med uthyrning av festlokalerna i Stadshuset. Ni ser till att detta fungerar med övrig verksamhet i huset och inte skadar den kulturhistoriskt värdefulla miljön.

Din erfarenhet och kompetens
För denna tjänst krävs att du har:

• relevant högskoleutbildning eller motsvarande praktisk arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig för tjänsten
• minst 3 års aktuell erfarenhet av att arbeta som projektledare för evenemang och komplexa projekt där många intressenter samordnas
• erfarenhet av att samordna och driva arbete samt leda arbetsgrupper
• goda kunskaper i Officepaketet
• hög digital mognad med stor vana av att arbeta i flertalet system
• goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift då vi har många internationella kunder.

Det är meriterande om du även har:

• kunskap och erfarenhet av att arbeta i bokningssystemet Axaco
• kunskap och erfarenhet av att arbeta i schemaläggningsprogrammet Medvind.

För oss är dina personliga förmågor och färdigheter viktiga och därför kommer vi lägga stor vikt vid dessa.

Du är van att ha flera projekt/frågor igång parallellt samt att självständigt driva ditt arbete framåt. Du har förmågan att se möjligheter till verksamhetsutveckling och ta egna initiativ. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och självständigt sätt. Vidare samarbetar du bra med andra samt är tillmötesgående och kommunikativ på ett tydligt och smidigt sätt. Som person är du lugn, stabil och kontrollerad i stressiga och pressade situationer. Du behåller ett realistiskt perspektiv och fokuserar på rätt saker. För att lyckas och trivas i denna roll behöver du uppskatta högt tempo och variation. 

Varmt välkommen med din ansökan!
Observera att ansökan ska vara skriven på svenska.

Övrigt
En säkerhetskontroll kan komma att genomföras inför vissa evenemang.

Arbetet är förlagt till dagtid, men kvälls- och helgarbete kan förekomma.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.