Administratör till ESF-projektet Care for Ukrainian refugees - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Arbetsmarknadsförvaltningen i samarbete med Socialförvaltningen genomför ett projekt finansierat av den europeiska socialfonden, Care for Ukrainian refugees. Projektet ska erbjuda flyktingar från Ukraina en rad insatser som ska bidra till inkludering på arbetsmarknaden och i samhället, tex coachning och matchning, samhällsinformation och hälsofrämjande insatser. 

Aktiviteterna är frivilliga och ges på Welcome House på Södermalm i Stockholm. Welcome house erbjuder ett samlat stöd för stadens nyanlända och utgörs av Socialförvaltningens Intro Stockholm och Arbetsmarknadsförvaltningens Etableringscentrum. 

Nu söker vi dig som vill arbeta som administratör inom projektet. 

Arbetsbeskrivning

Du ansvarar i dialog med projektledaren för både planering, uppföljning och dokumentation av projektet. Du ansvarar för att rätt information delges projektmedlemmar och externa intressenter i rätt tid. Exempel på arbetsuppgifter kan vara att:

• Arbeta med ESF relaterad rapportering
• Upprätta projektarkiv,
• utforma administrativa rutiner,
• utforma och distribuera kallelser till möten,
• föra protokoll vid olika möten,
• sammanställa projektdokumentation,
• sammanställa och registrera nödvändiga rapporter av olika slag,
• stödja projektledaren i administrativa frågor,
• medverka till att sammanställa information som efterfrågas av projektets finansiärer,

Du kommer att arbeta väldigt nära projektledaren och ekonomen i projektet. Dina arbetsuppgifter kan också komma att uppdateras och kompletteras under projekttiden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst gymnasial utbildning och erfarenhet från projekt eller verksamheter med extern finansiering. Du är mycket noggrann och strukturerad i ditt arbetssätt och har ett stort intresse för administration. Eftersom rapporteringen sker digitalt ser vi att du har en hög digital kompetens och är van att arbeta i olika system. Du har ett gott omdöme och är professionell i din roll och i möten. Du kan självständigt driva och leda processer men arbetar också operativt och kan vara en del av ett team. Vi förväntar oss att du är prestigelös där ingen fråga eller uppgift är för liten för att lösas och lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

 Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta med ESF-relaterad projektadministration, rapportering, diarieföring och arkivering
• Van och kunnig i att upprätta och skriva protokoll, dagordningar och rapporter
• Erfarenhet av administration kring inköp och upphandling

Låter detta intressant? Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Anställningen är en projektanställning på heltid tom den 30 september 2023. Vi avser att tillsätta tjänsten så snart som möjligt under förutsättning att erforderliga beslut fattas. Intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningsperioden. 

Här kan du läsa mer om vilka förmåner du har som medarbetare i Stockholm Stad.