Administrativ assistent till Socialförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker en professionell och självgående administrativ assistent till vår enhet Eurenii minne. Rollen är perfekt för dig som tycker om kvalificerad administration i en ständigt föränderlig miljö. Här är du navet i en organisation som arbetar med avancerat utredningsarbete.

Din roll

Du kommer självständigt ansvara för administrationen inom Eurenii minne, men ingå i ett enhetsövergripande administrativt team med totalt fyra administrativa assistenter. Teamet har en fin sammanhållning med ett hjälpande förhållningssätt till varandra.

Arbetet som administrativ assistent är en mångfacetterad tjänst med många olika arbetsuppgifter. Du är kontakten utåt i olika sammanhang vilket medför kontakt med många personer, såväl internt inom staden som externt. Du kommer att arbeta med administration kring löner, ekonomisystem, fakturahantering, bemanning och schemaläggning och löpande arbete i Excel med statistik. Du arbetar obehindrat i system som är kopplat till arbetsuppgifterna. Du kommer arbeta i samverkan mellan olika verksamheter inom enheten. Du kommer att upprätta avropsavtal och direktupphandlingar vid behov.

Vanligt förekommande arbetsuppgifter är

• löpande månatliga avstämningar och redovisningar kring ekonomi och fakturering i samverkan med avdelningens controller och ansvarig chef
• fakturahantering via Agresso, löpande och omfattande fakturering inom Stockholms stad och övriga kommuner i landet
• behörigheter till nya och befintliga medarbetare för huvudverksamheten; Platina, Paraplyet, användarkonton, Bisnode, tjänstekortsadministration
• administration kring maillistor, telefonlistor, resor och konferenser
• förbereda anställningsavtal och vara behjälplig med introduktion av nyanställda
• schemaläggning i MedVind
• upprätta, utveckla och rapportera verksamhetsspecifik statistik för verksamheten i EsMaker och Excel.

Din erfarenhet och kompetens

Vi söker dig som har

• minst gymnasieexamen, gärna med ekonomiinriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• några års aktuell arbetslivserfarenhet som administratör/administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
• dokumenterad erfarenhet av löne- och faktureringssystem, fakturahantering och ekonomisystem
• erfarenhet av att arbeta löpande i Excel med statistik. goda IT kunskaper i Officepaketets övriga program
• god kommunikationsförmåga i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• erfarenhet av administration inom myndighetsutövning
• erfarenhet att upprätta anställningsavtal enligt rådande lagstiftning och föreskrifter
• dokumenterad erfarenhet av bemanning och schemaläggningssystem
• erfarenhet av arbete inom Stockholms stad
• erfarenhet av Stockholms stads lön och fakturasystem (Lisa och Agresso), sociala systemet Paraplyet/Platina
• erfarenhet av schemaläggningssystemet MedVind.

Din personlighet och ditt arbetssätt

För oss är dina personliga förmågor och färdigheter av stor betydelse och vi kommer därför lägga stor vikt vid följande förmågor samt motivation och engagemang för tjänsten.

Du är trygg och stabil och kan skilja på det personliga och professionella. Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett strukturerat sätt. Att ta instruktioner är lätt för dig och du tycker om att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt. Du anpassar dig enkelt till förändrade omständigheter och ser möjligheter i detta. Vidare är du en person som lyssnar aktivt och anpassar kommunikationen utifrån situationen.

Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara samarbetsinriktad och ha lätt för att bygga goda relationer. Att vara professionell kommer naturligt för dig och du har intresse, vilja och förmåga till att hjälpa andra, där du gör ditt yttersta för att leverera lösningar. För dig är det även en självklarhet att handla i enlighet med fattade beslut, verksamhetsplan, mål, policys och riktlinjer.

Välkommen till Eurenii minne

På Eurenii Minne arbetar vi med familjer på uppdrag av Stockholms socialtjänst. Vi tar emot familjer med barn i åldrarna 0–12 år för akuta placeringar, utredning och föräldrastöd. Oavsett uppdrag står barnens behov i centrum. Eurenii Minne är en dygnet runt-verksamhet.

Vi är en arbetsgrupp om 16 personer varav 10 socialsekreterare, tre behandlingsassistenter, en biträdande enhetschef, en gruppledare, och en administrativ assistent

Vi erbjuder dig

Vi erbjuder en utvecklande och stimulerande roll i en föränderlig och växande verksamhet, där den ena dagen inte är den andra lik. Du introduceras i arbetet genom att jobba nära en trevlig arbetsgrupp bestående av familjebehandlare och andra administrativa assistenter. Vi samarbetar för goda och kvalitativa resultat i verksamheten och du har stöttning av en verksamhetsnära chef.

Din arbetsplats är belägen i Blackeberg som snart flyttar till nya renoverade lokaler.

Då vår nuvarande administrativa assistent ska sluta söker vi nu en ny kollega till denna roll

Ansökan

Just nu pågår ett pilotprojekt i Stockholm stad där vi provar att rekrytera utan att du som kandidat skickar in ditt personliga brev.

Detta genomförs på ett antal utvalda rekryteringar. Vid bedömningen av din ansökan för denna roll kommer vi endast att utgå ifrån ditt cv och ett antal frågor du får besvara i samband med din ansökan. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Urvalstester kommer att ingå som en del av rekryteringsprocessen.

Välkommen med din ansökan!

Vår rekryteringsprocess

Sista ansökningsdag 11 november Vi börjar med urvalet när ansökningstiden har löpt ut. Vi planerar att börja med intervjuerna vecka 47. Den första intervjun kommer att vara digitalt.