Vi söker en serviceinriktad administratör! - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Vår administration består av fyra administratörer som har som uppdrag att ge stöd i det dagliga arbetet till både Enheten för barn och Enheten för ungdom Administrationen ligger under Enheten för ungdom som består av en mottagningsgrupp och två ungdomsgrupper. Enheten har sammanlagt 27 medarbetare tre biträdande enhetschefer, en verksamhetsutvecklare samt en enhetschef. Enheten för barn består av två barngrupper och en familjevårdsgrupp. Enheten har 22 medarbetare, tre biträdande enhetschefer, en verksamhetsutvecklare och en enhetschef.

Arbetsbeskrivning

Som administrativ assistent utgör du en viktig funktion och ansvarar för alla administrativa arbetsuppgifter på enheterna. I dina arbetsuppgifter ingår det att att hantera och följa upp fakturor, upprätta avtal, föra statistik och arbeta nära enhetens chefer gällande budgetuppföljning. Du kommer även hantera personaladministration, behörigheter samt ansvara för en del av introduktion av nyanställda. I arbetet ingår även expediering och delgivning av beslut från sociala delegationen/nämndsammanträden till berörda parter, att utreda föräldrars betalningsförmågan avstämning av arvode, arkivering och gallring, hantering av inkommande post, utlämnande av handlingar och inköp. Du kommer även vid behov ge administrativt stöd till socialsekreterare och bistå chefer med diverse administrativt stöd.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation och förståelse för socialtjänstens uppdrag. Det är meriterande med eftergymnasial utbildning inom ekonomi och administration.
Du har goda kunskaper i Paraplyt, Officepaketet och Agresso. Tidigare erfarenhet av att hantera fakturor och personaladministration. Goda kunskaper om gallringsprocessen och hantering av handlingar inom en myndighet. Det är även meriterande om du arbetat i Kommers. Din förmåga att uttrycka dig i tal och skrift är mycket god.
Enheterna arbetar aktivt med Stockholms stads handlingsplan för förbättrad arbetssituation för socialsekreterare och biståndshandläggare där det administrativa stödet utgör en viktig funktion. Det är därför viktigt att du har en förståelse för enheternas kärnuppdrag och socialsekreterarnas arbetssituation. Som person behöver du ha en förmåga att ställa om och anpassa dig efter de behov som finns på enheten.

Som person är du en god organisatör. Du arbetar effektivt och förstår vikten av noggrannhet i arbetet. Du är stresstålig, flexibel och har förmåga att prioritera ditt dagliga arbete. Det är viktigt att du har god samarbetsförmåga och servicekänsla. Eftersom vi ständigt vill utveckla vår verksamhet vill vi att du lösningsorienterad och själv kan komma med förslag på nya angreppssätt.

Övrigt

Farsta stadsdelsförvaltning erbjuder att attraktiv arbetsplats där miljön präglas av nyfikenhet, öppenhet, hjälpsamhet och förtroende där vi arbetar utifrån verksamhetens bästa. Du omges av engagerade och kunniga kollegor med stort driv. Du erbjuds goda möjligheter till friskvård och flexibel arbetstid. Vi har en friskvårdstimme i veckan och förvaltningen har ett årligt friskvårdsbidrag om 1000 kr genom friskvårdsportalen Actiway. Stadens medarbetare har rabatterade avgifter på ett antal tränings- och friskvårdsanläggningar, varav flera belägna i stadsdelen. Arbetsplatsen är centralt belägen i ljusa lokaler i Farsta centrum nära T-banan, nära till restauranger och ett stort affärsutbud. Med tunnelbana eller pendeltåg reser du hit på ca 20 min från centrala Stockholm.