Administrativ assistent med ansvar för avtal - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till Ungdomsenheten

Vill du arbeta som administrativ assistent på en enhet med hög trivsel, utvecklingsfokus och varierande arbetsuppgifter? I så fall är du kanske den vi söker. En av våra administrativa assistenter går vidare till nya utmaningar och vi söker därför en efterträdare.

Ungdomsenheten är en enhet inom avdelningen Individ och familj som arbetar med målgruppen ungdomar 13-20 år. Enheten har drygt 35 medarbetare och leds av en enhetschef tillsammans med tre biträdande enhetschefer samt har tre administrativa assistenter som stöttar enhetens handläggare och chefer. På enheten har vi ett stort engagemang och en god stämning och arbetsmiljö.

Som administrativ assistent hos oss har du möjlighet att göra skillnad för barn och unga i vårt stadsdelsområde genom att det administrativa stödet ger medarbetare och chefer möjlighet att fokusera på det sociala arbetet.

Dina arbetsuppgifter som vår nya kollega

Som administrativ assistent hos oss arbetar du bl.a. med administration av gällande beslut kopplat till sociala delegationen, att delge beslut, framtagning av statistik, uppdatering av listor och rutiner samt introduktion av nyanställda kring de administrativa rutinerna.

Du kommer även att vara med och skapa och implementera rutiner kring avtal gällande placerade barn.

Arbetet innebär kontakter med bland annat uppdragstagare och myndigheter. Vi söker dig som vill delta i utveckling av rutiner och arbetssätt för det administrativa arbetet samt fortlöpande håller dig informerad om utvecklingen inom avdelningens enheter. Därutöver tillkommer samarbete med övriga administrativa assistenter inom verksamhetsområdet.

Vi ser gärna att du har ett samhällsintresse, en utpräglad administrativ ådra, servicekänsla och förmåga att snabbt sätta dig in i olika typer av system och uppdrag inom administration. Vi erbjuder dig en arbetsplats med möjlighet att utvecklas och lära nytt inom flera olika administrativa processer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• avslutad gymnasieexamen och minst två års arbetslivserfarenhet från en likvärdig roll inom service och administration.
• goda kunskaper och erfarenhet av att hantera administrativa system och av arbete i MS Office; särskilt Outlook, Excel och Word.
• god förmåga att formulera dig väl i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• eftergymnasial utbildning, gärna inom ekonomi och administration.
• erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet, gärna socialtjänstens uppdrag, och arbete i verksamhetssystemet Paraplyet.
• erfarenhet av att ha arbetat med avtal.
• erfarenhet av att utveckla processer och rutiner.

För att fungera väl i denna roll krävs det att du är strukturerad och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt för att hålla tidsramarna. Då du har ett självständigt arbete krävs det att du är självgående och tar ansvar för dina uppgifter och processer.

Eftersom vi ständigt arbetar med att utveckla vårt stöd efter enhetens behov behöver du vara flexibel och ha lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter eller arbetsuppgifter och se möjligheter i förändringar. I rollen har du många kontakter och har en god förmåga att samarbeta med andra människor. Du är serviceinriktad med intresse och vilja att hjälpa andra.

Övrigt
Arbetstiden är på kontorstid med flextidsavtal och under perioden maj till augusti är det sommararbetstid. På arbetsplatsen erbjuder vi förmåner som friskvårdsbidrag, friskvårdstid samt möjlighet till semesterväxling.

Urval och intervjuer kommer eventuellt att ske löpande under ansökningstiden. Provanställning kan komma att tillämpas. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Välkommen att söka en varierande och spännande roll hos oss!