Administratör med fokus på hyresavtal, hyresjuridik och löneskuldshantering - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om Utbildningsförvaltningen 

Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor samt hanterar stadsgemensamma frågor inom förskolan i samverkan med stadsdelsnämnderna. Utbildningsförvaltningen är en av Sveriges största hyresgäster. Vi hanterar hyror som uppgår till ca 2 miljarder kronor per år för stadens skollokaler.

Vi erbjuder dig

Hos oss omges du av inspirerande och utvecklingsinriktade kollegor där du i din introduktion stöttas av två faddrar från lokalenheten respektive ekonomienheten. Miljön präglas av nyfikenhet, öppenhet och förtroende där vi arbetar utifrån verksamhetens bästa. Uppdragen innebär olika kontaktytor både internt och extern samt samverkan med många olika kompetenser och professioner. Det är roligt att arbeta här och du gör ett viktigt jobb! Arbetsplatsen är centralt belägen på Kungsholmen, Hantverkargatan 2F. Du har goda möjligheter till flexibel arbetstid och friskvård. Läs mer om våra förmåner här

Nu söker vi en serviceinriktad administratör som tilltalas av variationen att jobba för våra två (samlokaliserade) enheter – Lokalenheten och Ekonomienheten. Har du erfarenhet inom ekonomiadministrativt arbete och att arbeta med kommersiella hyresavtal?  Finns ett intresse för att arbeta med siffror och förståelse för ekonomi samt budget? Då har vi uppdraget för dig!

Tjänsten är ett vikariat på ett år med önskat tillträde i mitten av augusti 2022 eller enligt överenskommelse.

Ditt deluppdrag som administratör på lokalenheten (ca 50 %)

I rollen som administratör kommer du tillhöra avtalsgruppen som arbetar med utbildningsförvaltningens hyresavtal. Gruppen består idag av två administratörer och en jurist. Du rapporterar till gruppens biträdande enhetschef och deltar på enhetens arbetsplatsträffar och enhetsmöten. I det dagliga ansvarar du för administration kring hyresavtalen och hyresbetalningarna för de lokaler som utbildningsförvaltningen hyr in och hyr ut. Du för dialog med fastighetsägare kring hyresfrågor, och har löpande samarbete med kollegor kring ekonomiuppföljning och skolbyggnadsprojekt.

Du kommer bland annat arbeta med:

• hyresbetalningar i ekonomisystemet Agresso och den ekonomiska uppföljningen av dessa, liksom avisering av våra hyresgäster
• utrednings- och analysarbete kring hyresavier och avtal
• genomföra uppdateringar av avtal i vårt avtalshanteringssystem L.E.B (LOIS)
• hantering av originalavtal
• excel och sammanfoga tabeller, filtrera på dessa och räkna ut summor
• analysstöd kring hyres- och avtalsfrågor, såväl löpande arbete som inför budgetarbete

 Ditt deluppdrag som administratör på ekonomienheten (ca 50 %)

Här är ditt fokusområde löneskuldskontot och arbete med löneskuldshantering. Du kommer att arbeta med redovisningsgruppen som består av åtta medarbetare. Du stämmer av förvaltningens löneskulder och bistår skolorna att hantera de uppkomna löneskulderna.

Din erfarenhet och kompetens

Vi söker dig som har:

• gymnasieutbildning med inriktning på ekonomiområdet eller motsvarande utbildning/arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig.
• aktuell arbetslivserfarenhet inom ekonomiadministrativt arbete.
• erfarenhet av kommersiella hyresavtal.
• mycket goda kunskaper att kommunicera i tal och skrift på svenska då du ansvarar för administration och för dialog med olika kontaktytor
• god datorvana och vana av att arbeta i olika dataprogram/ större system exempelvis Agresso.

Det är meriterande om du har:

• eftergymnasial utbildning med inriktning ekonomi eller lön.
• erfarenhet av att arbeta i något hyressystem samt kunskaper i hyresjuridik.
• erfarenhet av kommunal förvaltning.

Vi söker dig som är service-och samarbetsinriktad. Vi tror du gillar att samarbeta med olika professioner då rollen innebär många kontaktytor både externt och internt. Du har ett organiserat och strukturerat arbetssätt där du prioriterar och håller uppsatta tidsramar. I rollen förväntas du vara noggrann och fokuserad. Du har förmågan att se till detaljer och lägger stor vikt vid korrekt utförda arbetsuppgifter. Att arbeta med siffror och en förståelse för ekonomi samt budget är en självklarhet för dig. Vidare tar du själv initiativ till förbättringar och effektiviseringar samt driver dina arbetsuppgifter självständigt.

I rollen hanterar du också löneskulder där dialog med skolledning kan leda till påminnelser och uppföljningar och innebär ibland långa ledtider. Då är det viktigt att du förblir motiverad, uthållig och effektiv.

I den här rekryteringen lägger vi stor vikt vid ovan nämnda kompetenser, personlig lämplighet och engagemang för tjänsten. 

 Din ansökan

• I samband med din ansökan får du svara på ett antal frågor som är avgörande för vårt fortsatta urvalsarbete för den här specifika tjänsten.
• I ditt personliga brev vill vi att du ger en kort motivering om varför just du skulle passa för tjänsten och vad du kan bidra med i rollen.