Föräldravikariat administrativ assistent - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Södermalms stadsdelsförvaltning är en av Stockholms 13 stadsdelsförvaltningar och omfattar stadsdelarna Södermalm, Reimersholme, Långholmen, Gamla Stan, Riddarholmen och Hammarby Sjöstad. Det bor ca 130 000 invånare i området.
Vid beställarenheten för äldre arbetar ca 60 personer. Utöver tre administrativa assistenter har vi biståndshandläggare, färdtjänst- och riksfärdtjänsthandläggare, administratörer, samordnare för korttidsvård och dagverksamhet samt controllers på avdelningen samt undersköterskor vilka arbetar med tryggt mottagande i hemmet. Avdelningen har en enhetschef och tre biträdande enhetschefer.
Ungefär 3500 personer har beslut om bistånd inom äldreomsorgen på Södermalm. Beställarenheten för äldre på Södermalms stadsdelsförvaltning har sitt kontor i Hammarby sjöstad, i närheten av Mårtensdal och inte långt från Gullmarsplans tunnelbanestation.

Arbetsbeskrivning

Som administrativ assistent på beställarenheten för äldre består en del av dina arbetsuppgifter av:
- Fakturahantering i Agresso inklusive kontakt med leverantörer
- Lägga in och ta bort beställningar av behörigheter i verksamhetssystem för medarbetare på enheten. 
- Administrativa uppgifter för personalplanering  
- Uppdatera olika register på enheten
- Administrera listor för datorägare och inventarier på enheten
- Offerter och beställningar av bland annat telefoner, telefonabonnemang, hjälpmedel, möbler m.m.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst gymnasial utbildning och ser gärna att du har god kännedom om kommunal eller statlig verksamhet.

Krav på att du har erfarenhet inom administrativt arbete.

För att fungera och trivas bra i rollen har du god samarbetsförmåga och servicekänsla, vilket innebär att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande.

Du har god analytisk och numerisk förmåga, vilket innebär att du tycker om att arbeta med siffror och förstår numeriska underlag.

Du är noggrann och ansvarsfull. Vidare är du självgående och strukturerad i ditt arbetssätt, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar.

Du kan arbeta självständigt och koncentrerat men klarar samtidigt att hantera löpande inkommande förfrågningar om stöd.

Du har god datorvana och förmåga att sätta dig in i nya datasystem. Goda kunskaper i Microsoft Office, Word och Excel.

Du ska ha goda kunskaper i svenska språket i tal och skrift.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan!