Kvalificerad administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning har cirka 2 600 anställda och är den tredje största förvaltningen i Stockholms stad. Tjänsten som kvalificerad administratör är placerad på Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltnings Administrativa avdelning.

Administrativa avdelningen ansvarar för att samordna strategiska processer samt fungerar som stöd till både förvaltningen och förvaltningens ledningsgrupp. Administrativa avdelningen har idag cirka 30 medarbetare fördelat på tre enheter; staben, ekonomienheten samt digitalt verksamhetsstöd.

Vi erbjuder dig

• En kreativ arbetsplats där kompetens och samarbete är en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat. Vi har tydliga mål och ansvarsområden där ett stort eget ansvar råder.
• Stort nätverk inom Stockholms stad med många samarbetsytor
• Ett varierande och utvecklande jobb
• Flexibel arbetstid och möjlighet till att delvis arbeta hemifrån
• Friskvårdsmöjligheter
• Sommararbetstid

Arbetsbeskrivning

Som kvalificerad administratör får du ett omväxlande arbete där du är en viktig del i att hålla ihop och säkra de administrativa processerna på avdelningen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av:

• Administrativt stöd till avdelningen
• Stötta avdelningschefen i administrativa processer
• Kontering och utredning av leverantörsfakturor samt kundfakturering i Agresso
• Sköta administration i samband med rekryteringar och avslut
• Administration kopplat till möten, konferenser och utbildningar
• Agera sekreterare på möten
• Sköta administration och mottagande av praktikanter, feriearbetare och ungdomsanställda
• Skapa PowerPoints och annat material till avdelningen
• Ansvara för inventering och administrering av avdelningens datorer, mobiltelefoner och annan utrustning
• Ansvarig beställare för teknisk utrustning och programvara
• Hantera, beställa och utfärda användarkonton, funktionsbrevlådor, tjänstekort, gruppdiskar m.m.
• Agera arkivredogörare för avdelningen, exempelvis ansvara för stabens leveranser till förvaltningens
  slutarkiv och gallra inom avdelningens arkiv
• Samordna inköpskort och taxikort för förvaltningen
• Administrera SL-kort för avdelningen

Kvalifikationer

För att lyckas i den här rollen är det viktigt att du är beredd att arbeta mot uppställda mål med fokus på goda resultat. Du kan självständigt söka information samt arbeta i digitala processer och system för att uppnå kvalitativa och produktiva resultat.

Du har ett intresse för förändring och ser digitalisering som ett naturligt sätt att effektivisera en verksamhet. Du är utvecklingsinriktad och gillar att samordna processer genom effektiva strukturer och arbeta systematiskt inom givna tidsramar. Du tar stort eget ansvar för din uppgift, strukturerar ditt arbete på egen hand och driver dina processer vidare.

Vi ser gärna att du har en studerat på högskolenivå inom exempelvis statsvetenskap, ekonomi, administration eller annan inriktning som vi bedömer som likvärdig. Du är en god administratör med en hög digital mognad och mycket goda datorkunskaper. Vidare är du en van användare av Officepaketet. Det är meriterande om du är van att arbeta i Excel. Du uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift.

Som person är du självgående med en hög initiativförmåga. Du kan hantera frågor på detaljnivå men ändå se betydelsen i helheten. Att samarbeta bra med andra människor och kommunicera på ett tydligt och lyhört sätt är centralt för dig. Du tycker om att hjälpa andra och är mån om att i varje möte visa respekt och ge ett gott bemötande till din motpart.
Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete sedan tidigare. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Rollen är ett vikariat till och med 31 december 2022 med möjlighet till förlängning. Arbetstiden är förlagd på kontorstid och är en heltidstjänst.

Arbetsprover kan komma att användas i samband med tillsättning av vikariatet. Intervjuer sker löpande.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.

Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare:
http://www.stockholm.se/Arbete/Att-arbeta-i-Stockholms-stad/

Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning ligger nära tunnelbana och spårvagn i Slakthusområdet vid Globen. Förvaltningen erbjuder flextid, friskvård och sommartid. Läs gärna mer om Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning: https://start.stockholm/om-stockholms-stad/organisation/stadsdelsforvaltningar/enskede-arsta-vantor/