Erfaren och utvecklingsinriktad registrator med nämndsekreteraransvar - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en erfaren och utvecklingsorienterad registrator? Lockas du av att arbeta med nämndadministration? Trivs du att arbeta självständigt och med stort ansvar? Eller har du erfarenhet men vill ta steget och arbeta självständigt? Då söker vi dig! Vi erbjuder dig en spännande och utvecklande roll där du självständigt får ansvara för ditt område.

Din arbetsplats - Avdelningen för administration
Avdelningen för administration är en av åtta avdelningar på serviceförvaltningen. Vi innefattar funktioner såsom ekonomi, HR, systemförvaltning, registratur, nämndhantering, lokaler, inköp och vaktmästeri. Idag är vi nio medarbetare på avdelningen varav en registrator, som även är förvaltningens nämndsekreterare.

Din roll
Rollen består av flera delar, registratur, arkivhantering, nämndadministration och att vara förvaltningens objektspecialist i ärendehanteringssystemet eDok. Här leder och utvecklar du självständigt förvaltningens arbete.

I rollen som registrator kommer du självständigt leda och utveckla arbetet med förvaltningens dokumenthantering. Du ansvarar för diariet, postöppning, klassificering och registrering av inkomna och upprättade handlingar samt ger service till handläggare, allmänhet och andra externa intressenter. Du ansvarar även för att nämndens hanteringsanvisningar samt behandlingsregister är uppdaterade. Därutöver bistår du förvaltningen med kunskap i offentlighet och sekretess och utlämnande av handlingar samt har en viktig roll i arbetet för att rutiner kring hantering av personuppgifter och dataskyddsfrågor är korrekta och efterlevs. Du ansvar även för förvaltningens arkivhantering och är kontaktperson gentemot stadsarkivet. I det arbetet samarbetar du med en arkivkonsult.

Som nämndsekreterare ansvarar du för nämndadministrationen inför och under nämndens sammanträden. Du skriver protokoll, ansvarar för utskick av kallelse och ärenden och expediering av beslut. Därutöver ger du stöd till ordförande, förvaltningsledningen och politikerna i nämnden kring praktiska förutsättningar för genomförande av nämndens möten och att den politiska gången följs. Det ingår även att utveckla ärendehanteringen och stötta förvaltningen inom detta område.

Du är förvaltningens specialist i ärendehanteringssystemet eDok och driver utvecklingsarbetet kring användandet av systemet. Detta genom att utveckla och kvalitetssäkra processer, skapa, revidera och kommunicerar rutiner och arbetssätt som avser hantering av allmänna handlingar i ärendehanteringssystemet eDok. Du ansvarar för att utbilda internt, administrera och tilldela behörigheter samt representerar förvaltningen i stadens organisation. Du är förvaltningens samordnare och behjälplig mot användarna i din verksamhet.

Dina kompetenser och erfarenheter
För att lyckas i rollen behöver du ha

• en avslutad gymnasieutbildning
• utbildning inom registratur, arkiv- eller informationshantering, eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• aktuell och relevant arbetslivserfarenhet i en liknande roll
• erfarenhet inom offentlig verksamhet, gärna inom Stockholm stad
• vana av att arbeta i ärendehanteringssystem
• en god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
• god administrativ förmåga och en mycket god IT-vana.

Det är meriterande med

• kunskap i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor samt i offentlighets- och sekretessbestämmelser
• erfarenhet från arbete med dataskyddsförordningen och informationssäkerhet
• införande eller utveckling av ärendehanteringssystem. 

För att lyckas i rollen är det viktigt att du trivs och är van vid att självständigt driva frågor, ha mycket kontakter och samarbeta med olika människor. Det är även viktigt att du tar hänsyn till det större perspektivet, förstår din roll, ditt uppdrag och samtidigt ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut. Då ditt arbete präglas av struktur, organisation samt effektivitet ser vi att du är noggrann, ansvarstagande och serviceinriktad. Du är tillmötesgående, lösningsfokuserad och visar intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Hej från din blivande chef
Vad kul att du är nyfiken på tjänsten! Annika heter jag och har det roliga uppdraget att leda ett glatt och kompetent gäng med specialister i vårt breda uppdrag att stödja förvaltningens alla chefer och medarbetare i en mängd olika frågor. För mig som chef är det viktigt att var och en har utrymme att ta eget ansvar och självständigt vill leda utvecklingen inom sitt område. Det är då vi tillsammans skapar det bästa resultatet tycker jag!

Välkommen med din ansökan!

Övrig information
Läs mer om dina förmåner som anställd inom Stockholms stad: https://jobba.stockholm/formaner