Administrativ assistent med vikarieansvar till förskoleområde 7, Bromma - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Välkommen till Bromma förskolor och förskolområde sju. Vi består av sju kommunala förskolor och en Introduktionsförskola belägna i Bromma Kyrka, Norra Ängby och Beckomberga och här finns vackra naturområden i närheten av naturreservatet Kyrksjön.

Nu söker vi en administrativ assistent till vårt förskolområde med fokus på timvikarietillsättning och administration. Tjänsten avser en visstidsanställning på 50% måndag till fredag och arbetsdagen börjar kl. 07:00.

Ditt uppdrag som administrativ assistent
Du börjar alla dagar med att boka in timvikarier och sedan fördelar du vid behov resurser över dagen på alla våra åtta förskolor. Du kommer också ta hand om fakturering, närvaro, tidrapportering och frånvaroregistrering av personal i vårt lönehanteringssystem, samt dokumenthanteringsfrågor såsom arkiv och diarieföring. 

Andra vanligt förekommande arbetsuppgifter:

• Ansvara för kontroll i Medvind, Lisa självservice och ta fram statistik från olika system
• Ta fram underlag för budgetuppföljning och hantera kvitton
• Boka konferenser och ibland vara sekreterare vid vissa möten
• Ansvara för lokalfrågor som felanmälan, nyckelhantering och beställare av olika material
• Ansvara för Ipads och tjänstekortshantering

Du kommer att arbeta nära rektor, som är din närmsta chef, och våra två biträdande rektorer. Kontoret ligger på Solbergsvägen 65 i Mariehäll men du kommer i din roll röra dig bland våra olika verksamheter. I dialog kan man vid behov utföra en del arbetsuppgifter hemifrån, ifall arbetet tillåter. Övriga arbetsuppgifter kan tillkomma.

Kompetens och erfarenhet
Du har aktuell erfarenhet av:

• Att arbeta i en administrativ funktion
• Personalplanering, schemaläggning och bemanning
• fakturering
• Att använda telefon, mejl och dator som arbetsverktyg
• Teams, Microsoft Office ( Outlook, Word; Excel. Powerpoint)

B-körkort och tillgång till egen bil är ett krav för att kunna förflytta sig mellan våra verksamheter. Eftersom det förekommer mycket både muntlig och skriftlig kommunikation i arbetet är det också viktigt att du behärskar svenska i tal och skrift.

Meriterande för tjänsten är om du har erfarenhet av faktureringssystemet Agresso, lönehanteringssytemet LISA och Medvind. Det är också meriterande om du arbetat med timvikarietillsättning i förskola och eller skolverksamhet.

I din yrkesroll är du engagerad, professionell och ansvarstagande med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Som kollega är du hjälpsam, nyfiken och öppen för att lära dig nya saker och dela med dig av dina kunskaper. Du har en utpräglad servicenivå och du gör allt för att hitta lösningar när problem uppstår. Du är bra på och tycker om att ha dialog med andra genom samtal, telefon och mail och du har en hög digital kompetens och du uppskattar att arbeta i olika system. Stundtals kan det bli stressigt speciellt på morgonen men du behåller lugnet och ser till så att resurserna når fram till de som behöver det, våra fantastiska barn.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.
Välkommen med din ansökan.
Övrigt
Sex månaders visstidsanställning med start från tillträde. Anställningen kan också komma att övergå till en tillsvidareanställning utifrån att erforderliga beslut har fattats. För att tillträda tjänsten måste du innan ha uppvisat ett giltigt utdrag från polisens belastningsregister. Det finns möjlighet till lån av elcykel vid förflyttning mellan förskolorna.