Administrativ assistent till Skolfam och Duvnäs föräldrastöd - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Resursteamen barn och ungdom är en del av socialförvaltningens socialtjänstavdelning. 
Nu söker vi en serviceinriktad och självgående administrativ assistent till två av verksamheterna, Skolfam och Duvnäs föräldrastöd. 

Duvnäs föräldrastöd är en anslagsfinansierad verksamhet för familjer med barn 0-10 år. Verksamheten erbjuder stöd med fokus på anknytning och samspel och arbetar med målgrupperna familjehem, adoptivfamiljer och övriga familjer vilka får bistånd från socialtjänsten. 

Skolfam är en skolsatsning inom familjehemsvård, en forskningsbaserad, förebyggande arbetsmodell riktad till grundskolebarn i familjehem. Syftet är att ge bättre förutsättningar för goda skolresultat för barn i grundskoleåldern. I Skolfam samarbetar psykolog och specialpedagog i team kring det enskilda barnet och samverkar med skola och socialtjänst i syfte att stärka barnets möjligheter till behörighet till gymnasiet och goda förutsättningar i skolan. 

Rollen som administrativ assistent

Du kommer självständigt ansvara för administrationen inom Duvnäs och Skolfam och ingår i ett enhetsövergripande administrativt team med tre administrativa assistenter som sträcker sig över hela resursteamen. I teamet finns en samordnare. Teamet träffas för möten en gång i månaden och har delvis gemensamma beröringspunkter. Du rapporterar till biträdande enhetschef på Skolfam och Duvnäs Föräldrastöd. 

Arbetet som administrativ assistent är en mångfacetterad tjänst med många olika arbetsuppgifter. Du är kontakten utåt i olika sammanhang vilket medför kontakt med många personer, såväl internt inom staden som externt. 

Rollen är ett perfekt för dig som tycker om administration, samverkan och samordning i en ständigt föränderlig miljö. 

Vanligt förekommande arbetsuppgifter är

•    hantering av beställningar för huvudverksamheten
•    hantering av behörigheter, i stadens verksamhetssystem Platina, Paraplyet, konton och Bisnode
•    uppdatering av e-postlistor, telefonlistor
•    administrativa arbetsuppgifter kopplade till introduktion av nyanställda 
•    administrativ samordning av metodutvecklingsdagar, kurser, föreläsningar och utbildningar
•    hantering av bokningar, till exempel resor och konferenser
•    fakturahantering via stadens ekonomisystem Agresso
•    framtagande av marknadsföringsunderlag 
•    upprätta/utveckla och rapportera verksamhetsspecifik statistik 
•    årlig inventering och arkivering 
•    posthantering 
•    sedvanliga övriga administrativa arbetsuppgifter.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

•    minst gymnasieexamen, gärna med ekonomiinriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
•    några års aktuell arbetslivserfarenhet som administratör/administrativ assistent inom myndighet eller offentlig verksamhet
•    erfarenhet av att samordna administrativa uppgifter för flera verksamheter samtidigt
•    erfarenhet av att samverka över gränserna mellan verksamheter
•    goda IT kunskaper och vana att arbeta med Officepaketets olika program, i synnerhet Excel
•    erfarenhet av ekonomisystem och faktureringsarbete
•    god kommunikativ förmåga i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

•    erfarenhet av familjevård och adoptionsspecifika frågor
•    erfarenhet av arbete inom Stockholms stad.

Du har god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett strukturerat sätt. Att ta instruktioner är lätt för dig och du tycker om att ta ansvar och driva ditt eget arbete framåt. Du anpassar dig enkelt till förändrade omständigheter och ser möjligheter i detta.

Då arbetet innebär många kontakter såväl internt som externt behöver du vara samarbetsinriktad och ha lätt för att bygga goda relationer.  Att vara serviceinriktad kommer naturligt för dig och du har intresse, vilja och förmåga till att hjälpa andra, där du gör ditt yttersta för att leverera lösningar. I rollen är det viktigt att handla i enlighet med fattade beslut, verksamhetsplan, mål, policys och riktlinjer och att vara medveten om mål och kvalitetsstandard.

Vad erbjuder vi?

Vi erbjuder en utvecklande och stimulerande roll i en föränderlig och växande verksamhet, där den ena dagen inte är den andra lik. Du introduceras i arbetet genom att jobba nära en trevlig arbetsgrupp med många olika professioner bestående av psykologer, specialpedagoger, familjebehandlare och metodutvecklare. Vi samarbetar för goda och kvalitativa resultat i verksamheten och du har stöttning av en verksamhetsnära chef.

Din arbetsplats är för tillfället belägen i Skolfams nya renoverade lokaler vid Göta ark, Medborgarplatsen 25 vid Stockholm Södra.
Läs mer om dina förmåner som anställd i Stockholms stad: Förmåner för medarbetare - Stockholms stad.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.
Urvalstester kommer att ingå som en del av rekryteringsprocessen.  
Välkommen med din ansökan! 

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.