Registrator till Stockholms stads trafikkontor och exploateringskontor - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Nu söker vi en registrator till trafikkontorets dokumentationsenhet som även utgör registratur för exploateringskontoret. 

Dina arbetsuppgifter som registrator

Som registrator ingår du i en arbetsgrupp med ytterligare tre registratorer som arbetar tillsammans med trafikkontorets och exploateringskontorets inkommande och utgående dokument. I arbetsuppgifterna ingår postöppning, hantering av e-post som inkommer till de officiella e-postbrevlådorna, fördelning och registrering av post och e-post samt arkivering. De anställda på de båda kontoren diarieför själva sina utgående dokument.

Då såväl trafikkontoret som exploateringskontoret bedriver verksamheter som är av stort intresse för stadens invånare är utlämnande av allmänna handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen en viktig arbetsuppgift, som också innefattar sekretessprövningar. Som registrator hjälper du medborgare, journalister, andra myndigheter med flera att söka fram handlingar och vid behov hjälpa dem vidare i organisationen. Merparten av kundkontakterna sker via e-post och telefon men även besök, vilket innebär att du huvudsakligen kommer att arbeta på plats i det Tekniska nämndhuset.

Merparten av ärendehanteringen sker digitalt. Dokumentationsenheten använder Public 360 som ärendehanteringssystem och även som ett fristående dokumenthanteringssystem. Det är registraturet som sköter all support och utbildning i Public 360 och som administrerar systemet.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen
• flerårig och aktuell arbetslivserfarenhet som registrator, arkivassistent, administrativ assistent eller motsvarande
• god språklig förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
• grundläggande kunskaper i engelska
• grundläggande IT-kunskaper, främst i Officepaketet och fallenhet för att lära dig nya system.

Det är meriterande om du har:

• genomgått registratorsutbildning (diplomeringsprogram eller på högskolenivå)
• erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet
• kunskap om lagar och regler gällande allmänna handlingar (tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen).

Personliga kompetenser:

Som person är du lyhörd, utåtriktad och kommunikativ med god social förmåga och dessutom utrustad med såväl hög servicekänsla som stresstålighet. Vi lägger stor vikt vid att du är en strukturerad, ordningsam och noggrann person som själv tar ansvar för att driva ditt eget arbete framåt men också är bra på och uppskattar att samarbeta med andra.

Vad säger medarbetarna om sin arbetsplats?

På vår enhet är vi effektiva och bra på att lösa problem, men vi har också en varm och välkomnande atmosfär som gör det roligt att jobba ihop. Vi har nära till skratt, hjälps åt och har en stark våga-fråga kultur.

Läs mer om dina förmåner som anställd inom Stockholms stad: 

Förmåner och utvecklingsmöjligheter

Dokumentationsenheten tillhör trafikkontorets administrativa avdelning tillsammans med HR, IT-enheten och Servicecenter. Avdelningen består av cirka 70 medarbetare, varav 17 personer arbetar på dokumentationsenheten som även arbetar på uppdrag av exploateringskontoret. Dokumentationsenheten utgörs av arkiv, registratur, dataskyddsombud och en mottagningsfunktion som hanterar teknisk dokumentation från bygg- och anläggningsprojekt. 

Varmt välkommen med din ansökan!

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet, motivation och engagemang för tjänsten.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande!

Övrigt

Tjänsten innebär att man blir säkerhetsprövad i samband med anställningen.

Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska urvalsverktyg som en del av rekryteringsprocessen.