Schema- och bemanningsansvarig till Stadsbiblioteket, Norrmalmsenheten

Stockholms Stad, Kulturförvaltningen, Stockholms stadsbibliotek, Norrmalm

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Kultur är en viktig del av Stockholms nervsystem och berör miljontals människor varje år. På Kulturförvaltningen arbetar vi tillsammans för att stärka kulturlivet i Stockholm. Vi skapar möjligheter för stadens invånare och besökare att ta del av och själva skapa kultur. Hos oss råder ett öppet arbetsklimat där medarbetarna i allra högsta grad är delaktiga i utvecklingen. Var med och bidra till att Stockholm växer med kultur!

Arbetsplatsbeskrivning

Stockholms stadsbibliotek har verksamhet över hela Stockholm. Här arbetar närmare 400 personer på ett 40-tal stadsdelsbibliotek, en nationell mångspråkig lånecentral, sjukhus och andra vårdinstitutioner. Du kommer till en biblioteksorganisation i stark utveckling och med goda utvecklingsmöjligheter för den enskilde medarbetaren.

Stockholms stadsbibliotek söker nu en schema- och bemanningsansvarig till Stadsbiblioteket, Norrmalmsenheten.

Stadsbiblioteket vid Odenplan är Stockholms mest besökta bibliotek med ca en miljon besök per år. Stadsbiblioteket fungerar både som ett lokalt bibliotek för de boende på Norrmalm och som ett bibliotek för hela Stockholm. Stadsbiblioteket ingår i Norrmalmsenheten som också ansvarar för funktioner såsom kundtjänst, vaktmästeri och uppsökande biblioteksverksamhet. Enheten har ca 65 medarbetare och är indelad i fyra sektioner.

Arbetsuppgifter

Stadsbibliotekets verksamhet är bred och mångfacetterad. Schemaläggningsarbetet är en central intern funktion för att verksamheten ska fungera. Som schema- och bemanningsansvarig ansvarar du för Stadsbibliotekets lång- och kortsiktiga schemaläggning utifrån verksamhetens behov och tillgängliga resurser. Du är en del av schemagruppen som består av ytterligare två medarbetare som arbetar med schemat på del av sin tid. Du leder gruppens arbete, både avseende det dagliga arbetet med bemanningsluckor vid sjukdom och ledigheter, och med långsiktig semesterplanering och strategisk schemaläggning. Tillsammans löser ni bemanningsfrågor genom personalplanering och vikarieanskaffning samt utformar såväl övergripande som individuella scheman utifrån givna riktlinjer.

Du stödjer enhetschef och biträdande enhetschefer i att fortlöpande ompröva samt utveckla arbetssätt och rutiner kopplat till schemaläggning och bemanning, för att bättre kunna möta dagens men också framtidens verksamhetsutmaningar.

Viss bemanning i biblioteket ingår.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

har minst fem års erfarenhet av schemaläggningsarbete för en större personalgrupp (fler än 50 personer) med oregelbundna arbetstider
har erfarenhet av projektledning och/eller andra ledaruppdrag och har en förståelse för vad det innebär att leda utan att vara chef
har arbetat med strategisk planering
behärskar svenska väl i tal och skrift
har mycket god datorvana samt goda kunskaper i Office-paketet, i synnerhet Excel, och andra digitala stödsystem
har högskoleutbildning, gärna med inriktning HR eller service, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer vara likvärdig.

Du får gärna ha erfarenhet av att arbeta i Time Care, Medvind och/eller andra schemaläggnings- och bemanningssystem. Andra språkkunskaper utöver svenska ses som positivt likaså erfarenhet av arbete inom kundservice eller besöksnäring. Du får gärna ha vana av User Experience-baserad verksamhetsutveckling.

Arbetet innebär många kontakter och det är viktigt med god samarbetsförmåga. Du har också god förmåga att verka självgående. Du är strukturerad men också anpassningsbar vid förändrade omständigheter och ser möjligheterna i nya situationer. Du kan hantera stressfyllda situationer.

Villkor

Arbetstiden är schemalagd, inkl. tidiga morgnar. Kvälls- och helgtjänstgöring kan förekomma.

Övrigt