Arbetsmarknadsförvaltningen söker erfaren administratör, visstid 1,5 år - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om utvecklings- och utredningsstaben
Utvecklings- och utredningsstaben är direkt underställd förvaltningschefen på arbetsmarknadsförvaltningen. Stabens uppgifter varierar utifrån uppdrag, behov och över tid där kraven på följsamhet och flexibilitet är stor. Staben har idag 30-talet självgående och utvecklingsinriktade medarbetare. Idag organiseras stabens verksamheter i huvudsak nedanstående uppdrag:

• Utredningsstöd till nämnd, förvaltningschef och de båda avdelningarna Jobbtorg Stockholm och Vuxenutbildning Stockholm.
• Processledning och stöd för större utvecklingsuppdrag.
• Driftansvar för projekt av förvaltningsövergripande karaktär.
• Förvaltningsgemensamma samordnings- och utvecklingsuppdrag såsom romsk inkludering, mänskliga rättigheter, Lex Sarah samt extern finansiering och projektsamordning.
• Stadsövergripande samordningsuppdrag såsom arbetsintegrerade sociala företag, stadens samverkan med Arbetsförmedlingen, feriejobb för unga, samhällsvägledning, stadsdelsmammor, kommunens aktivitetsansvar och stadsdelarnas arbetsmarknadsverksamheter.

Utvecklings- och utredningsstaben söker nu en erfaren administratör. Tjänsten är en tidsbegränsad anställning med start så snart som möjligt och slutdatum sista juni 2023. Tjänsten är ett tillfälle för dig som har tidigare erfarenhet som kvalificerad administratör som nu vill utvecklas och arbeta tillsammans med oss.

Rollen som administratör
I rollen som administratör ger du stöd till tre arbetsgrupper; Integrationspakten, Kommunala aktivitetsansvaret för unga (KAA) och ESF-projektet Utvecklat stöd för unga. Du delar din tid mellan projekten och bistår medarbetarna i verksamheterna. Rollen innebär många interna och externa kontakter samt i delar ett komplext administrativt arbete. Som administratör kommer du tillsammans med medarbetarna att utveckla och arbeta med projektens administrativa system, processer och dokumentation. Utöver detta ingår bland annat i arbetsuppgifterna att:

• administrera och utveckla våra CRM-system.
• bevaka arbetsgruppernas funktionsbrevlådor.
• administrera utskick, inbjudningar och anmälningar.
• koordinera och administrera aktiviteter kopplade till olika event och medlemsträffar, exempelvis mötes- och lokalbokning och beställning av mat.
• skriva mötesanteckningar och protokoll.
• arbeta med ESF-relaterad rapportering, administration, diarieföring och arkivering.
• ansvara för andra förekommande administrativa arbetsuppgifter, exempelvis tidsrapportering, diarieföring och arkivering.

Dina arbetsuppgifter kan delvis komma att uppdateras och kompletteras under anställningen.

Dina kompetenser och erfarenheter
För denna tjänst krävs att du har:

• relevant utbildning för tjänsten, som lägst fullgjord gymnasieexamen
• minst fem års aktuell och dokumenterad erfarenhet som administratör med liknande arbetsuppgifter
• erfarenhet och förmåga att skapa struktur i administrativa processer
• goda kunskaper och erfarenhet av arbete i Officepaketets olika program, särskilt goda kunskaper i Excel
• intresse för arbetsmarknads- och integrationsfrågor
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du även har:

• relevant eftergymnasial utbildning från högskola, universitet eller yrkeshögskola
• erfarenhet av att administrera projekt finansierade av Europeiska socialfonden (så kallade ESF-projekt)
• erfarenhet av att arbeta som administratör i både privat och offentlig sektor
• erfarenhet av diarieföring i eDok
• kunskap i och erfarenhet av arbete i CRM-system
• erfarenhet från arbete inom arbetsmarknads- och integrationsområdena
• kunskap om Stockholms stads organisation.

I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper. Tjänsten kräver att du är strukturerad, noggrann, effektiv och stabil. Du är van vid och tycker om att både samarbeta med andra och att arbeta självständigt. Du har förmåga att skapa struktur i administrativa processer, driva dina egna processer framåt, se vad som behöver utvecklas och ta egna initiativ. Du är flexibel när det kommer till att ta dig an många varierande arbetsuppgifter, dela arbetet emellan projekten och förhålla dig till ändrade förutsättningar under arbetets gång. För att lyckas i rollen är det viktigt att du har förmåga att hantera både många sociala kontakter och komplext administrativt arbete.

Känner du igen dig i ovanstående beskrivning och är intresserad av en ny utmaning? Varmt välkommen med din ansökan!

Vi erbjuder dig

• ett utvecklande arbete där du är delaktig i utvecklingen av morgondagens Stockholm
• en attraktiv arbetsplats med strävan efter att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla
• en central belägen arbetsplats vid Globen, flexibel arbetstid och goda friskvårdsmöjligheter.

Övrigt
Tjänsten kommer att tillsättas under förutsättning att erforderliga beslut fattas.