Administratör till Säkerhetsenheten på Kulturförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Kulturförvaltningen arbetar för att alla i Stockholm ska ta del av ett kulturliv som är angeläget och av hög kvalitet. Det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck som når alla stockholmare. Verksamheten omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Stockholm konst, Evenemangsavdelningen, Stadsmuseet och Medeltidsmuseet. Kulturförvaltningen ger även stort stöd till det fria kulturlivet.

Är det här du?

Trivs du i en roll där din administrativa ådra och fallenhet för att skriva rapporter och underlag kommer till nytta? Tycker du att det är spännande med säkerhets- och trygghetsfrågor och att det vore intressant att få insikt i Kulturförvaltningens viktiga arbete? Då kan tjänsten som säkerhetsadministratör på Kulturförvaltningen vara något för dig!

Administrativa avdelningen och säkerhetsenheten

Säkerhetsenheten är en del av kulturförvaltningens administrativa avdelning. Vi är en liten enhet som jobbar tätt tillsammans för att driva och hantera förvaltningens trygghets- och säkerhetsarbete. Vi arbetar i en modern aktivitetsbaserad kontorsmiljö i Rinkeby. Nu utökar vi teamet med en säkerhetsadministratör som kan ta ansvar för enhetens övergripande administration och kommunikation.

Dina arbetsuppgifter

I rollen som säkerhetsadministratör ansvarar du för säkerhetsenhetens övergripande administration samt för dess interna och externa kommunikation. Du är spindeln i nätet för enhetens administrativa uppgifter och uppdrag där du bidrar med ordning och struktur samt ger administrativt stöd till chef och övriga kollegor. Du driver självständigt ditt arbete och samverkar med många olika intressenter, såväl internt som externt. Du stödjer bland annat lokalenheten i administrationen av förvaltningens hyresavtalssystem och du har ett nära samarbete med enheterna för kommunikation, IT, HR och ekonomi.

En viktig del i ditt arbete är att skriva och redigera texter då du, både själv och i samverkan med andra, kommer att bereda och sammanställa underlag till remisser och rapporter.

Du kommer även att arbeta med att:

• skriva rapporter och administrera stadens incidentrapporteringssystem för förvaltningen
• administrera krisstödsverktyget Cosafe
• administrera säkerhetsenhetens material på intranätet
• delta i arbete med att ta fram rutiner inom alla säkerhetsområden
• administrera och samordna utbildningar, samt vid behov leda mindre utbildningar
• administrera säkerhetsprojekt, skapa och sköta samarbetsytor och digitala projektplatser
• vara behjälplig i det operativa arbetet som gäller behörighetsadministration för larm och passersystem
• hantera felanmälningar/reklamationer avseende larm och bevakningstjänster
• administrera tjänstekort för förvaltningen.

I rollen ingår även allmänna administrativa arbetsuppgifter såsom beställningar, inköp, post- och funktionsbrevlådehantering, kalendarium, bokningar m m.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• relevant eftergymnasial utbildning eller motsvarande på annat sätt förvärvad kunskap genom arbetslivserfarenhet
• flerårig och aktuell erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet av att skriva och sammanställa underlag till remisser, rapporter m.m.
• erfarenhet av att sammanställa statistik och ta fram rapporter i digitala system
• mycket goda datorkunskaper och vana att arbeta i Officepaketet
• mycket goda kunskaper i svenska i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du också har:

• vidareutbildning inom administration och/eller kommunikation
• arbetat med administration och handläggning i offentlig förvaltning
• arbetat i en större organisation med många kontaktytor i din roll
• arbetat i incidentrapporteringssystem, lednings- och/eller krisledningssystem.

Dina personliga förmågor och färdigheter är viktiga för oss. För att lyckas i rollen bör du trivas i en administrativ roll med god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är noggrann och tar ansvar för ditt arbete samt driver dina processer självständigt. Att samarbeta med andra är något du värdesätter och du har god förmåga att relatera och arbeta tillsammans med andra på ett lyhört och smidigt sätt. Vidare ser du möjligheten i förändringar med intresse och förmåga att hjälpa andra och hitta lösningar. Då du kommer att arbeta mycket med text i form av rapporter, remisser och andra underlag behöver du ha god verbal förmåga och kunna uttrycka dig väl i skrift.

Vi erbjuder dig

• Stimulerande arbetsuppgifter och brett nätverk inom kultursektorn
• En förvaltning med flera olika verksamhetsområden
• En god arbetsmiljö med en positiv anda
• Goda kompetensutvecklingsmöjligheter
• Ett modernt aktivitetsbaserat kontor
• Möjlighet till hybridarbete
  
  

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.