Lokalsamordnare till Kulturförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Kulturförvaltningen ansvarar för huvuddelen av de kommunalt drivna kulturverksamheterna och ger stöd till det fria kulturlivet. Vi har cirka 900 medarbetare och omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Evenemangsavdelningen, Museer och konst samt tre staber. Våra verksamheter har cirka 11 miljoner besök varje år. Kulturförvaltningen arbetar för att alla i Stockholm ska ta del av ett kulturliv som är av hög kvalitet. Det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck som når alla Stockholmare.

Administrativa staben är en del av kulturförvaltningen som stöder och arbetar nära verksamhetens avdelningar. Vi erbjuder ett spännande, utvecklande och självständigt arbete i en intressant organisation med många olika verksamheter. Vi har ett övergripande ansvar för hela förvaltningen gällande ekonomi, HR-frågor, IT, lokal och säkerhet, kansli och arkiv. Staben är en strategisk resurs för hela förvaltningen.

Nu söker vi på lokalenheten dig som vill arbeta som lokalsamordnare. Det här är en roll för dig som vill kombinera din passion för lokaler och dess drift med samverkan och fantastisk service.

Om lokalenheten
Lokalenheten inom administrativa staben har ett förvaltningsövergripande ansvar tillsammans med säkerhetsenheten inom lokalområdet för lokalförsörjning, drift- och underhållsfrågor, byggprojekt, upphandlingar, systematiskt brandskyddsarbete, larm- och passersystem samt för schemalagd beredskap kvällar och helger. Beredskapen omfattar samtliga lokaler inom förvaltningen, vilket innebär ett helhetsansvar med ökade krav på förvaltningsövergripande arbete och gemensam dokumentationsstruktur. Du kommer till en enhet som består av tre lokalintendenter, en jurist och en lokalchef.

Om uppdraget
I tjänsten ingår bland annat att:

* Bidra med kompetens vid ombyggnationer, renoveringar och dagligt underhåll av lokaler

* Bistå med stöd och service inom lokal-, miljö- och byggnadsfrågor i förvaltningens samtliga verksamheter

* Delta vid ombyggnationer, omflyttningar

* Projektleda mindre byggprojekt och lokalanpassningar

* Följa upp felanmälningar och åtgärder i förvaltningens samtliga lokaler

* Följa upp driftavtal gällande lokalvård och dylika avtal som rör fastighetsförvaltning

* Bidra med kompetens inom fysisk arbetsmiljö

* Prioritera arbetsuppgifter och dokumentera arbetet i ärendehanteringssystemet

* Dokumentera arbete med byggprojekt

* Granska ritningar

* Göra omfattande ekonomiska kalkyler

Som lokalsamordnare ska du bistå med kunskap, stöd och service till våra verksamhetsområden och deras enheter i frågor om allt från löpande underhåll, renoveringar och ombyggnationer till akuta situationer som att lösa evakueringsfrågor och vattenskador. Du jobbar proaktivt och föreslår förbättringar och utveckling av våra lokaler. Du är även en kontaktnod för hyresvärdar, leverantörer och andra förvaltningar inom lokalfrågor. Du deltar och leder arbetsgrupper rörande bland annat upphandlingar och miljöarbete. Ofta innebär det att ta initiativ till att vår förvaltning agerar ur ett kostnadseffektivt perspektiv med fokus på tydliga synergieffekter inom området. En viktig del av uppdraget handlar om kommunikation och återkoppling. Du samordnar och utvecklar enhetens arbetssätt så att de motsvarar förvaltningens behov.

Tjänsten är placerad i fina lokaler på Askebykroken 13 i Rinkeby, oftast är du dock på resande fot inom verksamheternas lokaler inom Stockholm Stad.

Kompetens och erfarenhet
Vi söker dig som har:

• flerårig och aktuell erfarenhet av att arbeta med lokal- och fastighetsfrågor med fördel inom kommunal förvaltning
• erfarenhet av projektledning och samordning inom området
• vana att hålla utbildningar
• stor vana av att granska offerter och följa upp avtal

Som person är du serviceorienterad, noggrann, självgående och strukturerad. Du ser frågor ur ett brett perspektiv, du tar initiativ, gör avvägningar och prioriteringar som präglas av gott omdöme. Vidare klarar du av att hålla ihop frågor över lång tid och ser till att nå resultat både på kort och lång sikt. Du har god samarbetsförmåga och är van vid att arbeta med personer i olika funktioner. Du är tillmötesgående och har intresse och vilja att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du har en god administrativ förmåga och mycket goda kunskaper i att skriva och formulera rapporter.

Vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet, engagemang och motivation för tjänsten.
Välkommen med din ansökan.

Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Inför en eventuell anställning kommer polisregisterutdrag att efterfrågas.