Kvalificerad administratör till arbetsmarknadsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om rollen

Du ingår i förvaltningens administrativa stab. Inom staben finns elva medarbetare och en stabschef. Vårt uppdrag är att bland annat att ansvara för nämndsekretariat, informationshantering (till exempel registratur och arkiv), hr-administration, ett samlat stöd till förvaltningens ledning samt praktiska uppgifter gällande förvaltningens huvudkontor. Inom staben arbetar vi ständigt med att utveckla och effektivisera processer och arbetssätt. Som medarbetare i staben har du en viktig roll i detta arbete genom att aktivt delta i utvecklingsarbetet och i att arbeta mot stabens och förvaltningens gemensamma mål. Vår arbetsplats är förvaltningens huvudkontor i Slakthusområdet, nära tunnel- och tvärbanestationerna ”Globen”.

Du har ett nära samarbete med chefer och medarbetare inom förvaltningen och fungerar som ett administrativt stöd. Du jobbar brett med administration kopplat till stabens uppdrag, med flera kvalificerade administrativa uppgifter, bland annat genom att skriva formella protokoll. Vi har ett bra samarbete inom staben där vi stöttar och hjälper varandra. Tjänsten är ett tillfälle för dig som har tidigare erfarenhet som kvalificerad administratör, som vill utvecklas och arbeta tillsammans med andra.

Arbetet innebär bland annat att du:

• samordnar och planerar möten
• skriver formella protokoll
• ger övergripande administrativt stöd till medarbetare och chefer, bland annat vad gäller fakturor, inköp och handläggning av vissa frågor.

Du som söker har:

• gymnasieexamen
• minst fem års dokumenterad erfarenhet av motsvarande roll som administratör
• erfarenhet av att skriva formella protokoll
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift
• goda IT-kunskaper där du har arbetat i Officepaketets olika program samt olika digitala verktyg.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet som nämndsekreterare eller motsvarande
• erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation, gärna inom Stockholms stad
• erfarenhet av att ha arbetat i ärendehanteringssystem med diarieföring
• erfarenhet av hantering av fakturor och inköp

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och följande kompetenser:

Tjänsten kräver att du är strukturerad, noggrann och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du är van vid, och tycker om att samarbeta men kan även arbeta självständigt och har förmåga att driva dina egna processer vidare. Du kan göra egna bedömningar och ta egna initiativ men stämmer av när det behövs. Du tycker om att ge god service och har intresse och viljan att hjälpa andra. Du är flexibel när det kommer till att ta dig an varierande arbetsuppgifter samt anamma nya metoder och arbetssätt.

Låter detta intressant och stämmer in på dig är du varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

I denna rekryteringsprocess kommer urvalstester att användas.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.