Erfaren projektledare till evenemangsenheten i Stockholms stadshus - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Stockholms stadshus är en av de mest kända och symboliska byggnaderna i Stockholm med närmare 450 000 besökare årligen. I Stadshusets festsalar Blå hallen och Gyllene salen hålls cirka 200 evenemang per år och det är allt från banketter till stora konserter och ceremonier samt fotograferingar och filminspelningar.

Protokoll- och evenemangsenheten
Protokoll- och evenemangsenheten ansvarar för stadens inkommande internationella besök, stadsledningskontorets offentliga representation och internationella mottagningar samt uthyrning av Blå Hallen och Gyllene salen. Vi ansvarar även för den borgerliga vigselverksamheten. Enheten är en del av stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning till vilken även Kommunikationsenheten, Internationella enheten och Visningsenheten tillhör.

Protokoll- och evenemangsenheten består av en enhetschef, två samordnare, fyra projektledare och två administratörer. Vi söker nu en erfaren projektledare med inriktning på evenemang. Tjänsten avser ett föräldraledighetsvikariat på ett år från och med 1 oktober.

Om tjänsten
I rollen som projektledare för evenemang kommer du att planera, projektleda och koordinera upplåtelser ”från ax till limpa” vilket innebär att:

• ta emot lokalbokningar via mail och telefon
• ha möten med kunder, leverantörer och samarbetspartners
• tillsammans med kund och restaurang projektleda Stadshusets del i evenemanget
• samarbeta med upphandlade leverantörer exempelvis florist, restauratör, lokalvård
• arbetsleda och schemalägga evenemangspersonal
• operativt arbeta under evenemang vid behov
• följa upp avslutat evenemang

Ni är två projektledare som arbetar med uthyrning av festlokalerna i Stadshuset och ser till att detta fungerar med övrig verksamhet i huset och inte skadar den kulturhistoriskt värdefulla miljön.

Dina erfarenheter och kompetenser
Vi söker dig som har:

• relevant högskoleutbildning eller motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• flerårig och aktuell erfarenhet som projektledare för evenemang, lokaluthyrning och komplexa projekt där många intressenter ska samordnas
• erfarenhet av att leda andra
• goda kunskaper i Officepaketet
• goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift då vi har många internationella kunder

Det är meriterande för tjänsten om du har kunskap i bokningssystemet Axaco samt schemaläggningsprogrammet Medvind.

Du är van att självständigt driva ditt arbete framåt och du har ofta flera projekt/frågor igång parallellt. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt, självständigt eller ihop med andra. Som person är du lugn, stabil och kontrollerad i stressiga och pressade situationer. Du behåller ett realistiskt perspektiv och fokuserar på rätt saker. Du samarbetar och arbetar bra med andra människor, du är tillmötesgående och kommunicerar på ett tydligt och smidigt sätt. För att lyckas och trivas i den här rollen behöver du uppskatta högt tempo och variation. 

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget som projektledare och den tilltänkta tjänsten.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
Arbetet är säkerhetsklassat och sedvanlig säkerhetskontroll kommer att utföras. I övrigt är arbetet förlagt till dagtid, men kvälls- och helgarbete förekommer. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.