Administrativ assistent till enheten för Beroendevård - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Enheten för Beroendevård består av två verksamheter som leds av en enhetschef och två biträdande enhetschefer. All-Teamet utreder och beviljar insatser till vuxna med beroendeproblematik och All- Villan som är stadsdelens öppenvårdsbehandling för vuxna med beroendeproblematik. Totalt är vi 21 medarbetare varav två är administrativa assistenter inom enheten. Enheten är en del av Avdelningen Individ och familjeomsorg.

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent hos oss utgör du en viktig och uppskattad funktion på enheten och ansvarar för alla administrativa arbetsuppgifter på enheten. Du är spindeln i verksamheten och tillsammans med din kollega arbetar du med att hantera och följa upp fakturor, avtal och statistik. Du arbetar nära enhetens chefer gällande budgetuppföljning och bistår socialsekreterare i att ta fram underlag samt sammanställa olika beslut. Du har ansvar för arkivering och är även den som tar emot våra besök i receptionen samt svarar i telefon. I arbetsuppgifterna ingår även ansvaret för stadsdelens hantering av insatsen Egna Medel. De två administrativa assistenterna på enheten har ett nära samarbete och det är viktigt att båda två kan alla arbetsuppgifter.

Det finns även ett samarbete över enhetsgränserna där avdelningens administrativa assistenter behöver kunna varandras områden för uppbackning vid semestrar och annan frånvaro.

Kvalifikationer

Du har minst två års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och kännedom om socialtjänstens uppdrag. Goda kunskaper och erfarenheter krävs av arbete i MS Office - specifikt Outlook, Excel och Word. Du har en förmåga att formulera dig väl i tal och skrift. Det är meriterande med eftergymnasial utbildning, gärna inom ekonomi och administration eller motsvarande kunskaper.

Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet och arbete i det sociala systemet Paraplyet, e-inköpssystem, ekonomisystem Agresso och personalsystem Lisa självservice är meriterande.

Som person är du en god organisatör, du arbetar effektivt och förstår vikten av noggrannhet i arbetet. Du kan hantera flera parallella uppgifter och behöver vara stresstålig och ha förmåga att sortera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du är ansvarsfull och sätter igång aktiviteter, tar egna initiativ och åtgärdar uppgifter som uppmärksammas.

För att fungera och trivas bra i rollen har du god samarbetsförmåga och servicekänsla, vilket innebär att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. 

Övrigt

Arbetstiden är på kontorstider med flextidsavtal och under perioden maj till augusti är det sommartid. På arbetsplatsen erbjuder vi friskvårdsersättning samt friskvårdstimme. Det finns möjlighet att semesterväxla, vilket innebär att du byter semesterersättning mot extra semesterdagar.

Vi kommer att påbörja intervjuer löpande, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt.

Provanställning kan komma att tillämpas.