Kvalificerat administrativt stöd till avdelningschef och förvaltningschef - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning har cirka 2 600 anställda och är den tredje största förvaltningen i Stockholms stad. Vikariatet är placerat på Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltnings administrativa avdelning.

Administrativa avdelningen ansvarar för stöd till både förvaltningen och förvaltningens ledningsgrupp. Avdelningen består av stadsdelsdirektörens stab, ekonomienheten samt digitalt verksamhetsstöd.

Stadsdelsdirektörens stab består av flertalet funktioner, har ett mångsidigt uppdrag och arbetar både internt inom förvaltningen och externt mot civilsamhället. Ekonomienheten har ett övergripande ansvar för ekonomi, redovisning, internkontroll, upphandling. Digitalt verksamhetsstöd har ett samordnings- och uppföljningsansvar för förvaltningens telefoni- och mobilitetslösningar och av stadens upphandlade IT-service.

Administrativa avdelningen har idag cirka 35 medarbetare fördelat på tre enheter.

Arbetsbeskrivning

Som kvalificerad administratör får du ett omväxlande arbete där du är en viktig del i att hålla ihop och säkra de administrativa processerna på förvaltningen. Vi tror att rollen är ett första steg för dig som vill utvecklas till nya kvalificerade roller inom offentlig förvaltning.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att bestå av:

• Administrativt stöd till avdelningen, förvaltningen samt förvaltningsledningen
• Stötta avdelningschefen och förvaltningschefen i administrativa processer
• Kontering och utredning av leverantörsfakturor samt kundfakturering i Agresso
• Sköta administration i samband med rekryteringar och avslut
• Administration kopplat till möten, konferenser och utbildningar
• Agera sekreterare på möten
• Sköta administration och mottagande av praktikanter, feriearbetare och ungdomsanställda
• Skapa rutiner, lathundar, PowerPoints och annat material till avdelningen
• Ansvara för inventering och administrering av avdelningens datorer, mobiltelefoner och annan utrustning
• Ansvarig beställare för teknisk utrustning och programvara
• Hantera, beställa och utfärda användarkonton, funktionsbrevlådor, tjänstekort, gruppdiskar m.m.
• Agera arkivredogörare för staben, exempelvis ansvara för stabens leveranser till förvaltningens
  slutarkiv och gallra inom enhetens arkiv

Kvalifikationer

För att lyckas i den här rollen är det viktigt att du är beredd att arbeta mot uppställda mål med fokus på goda resultat. Du kan självständigt söka information samt arbeta i digitala processer och system för att uppnå kvalitativa och produktiva resultat.

Du har ett intresse för förändring och ser digitalisering som ett naturligt sätt att effektivisera en verksamhet. Du är utvecklingsinriktad och gillar att samordna processer genom att skapa effektiva strukturer och arbeta systematiskt inom givna tidsramar. Du tar stort eget ansvar för din uppgift, strukturerar ditt arbete på egen hand och driver dina processer vidare.

Vi ser gärna att du har en studerat på högskolenivå inom exempelvis statsvetenskap, ekonomi, administration eller annan inriktning som vi bedömer som likvärdig. Du är en god administratör med en hög digital mognad och mycket goda datorkunskaper. Vidare är du en van användare av Officepaketet. Det är meriterande om du är van att arbeta i Excel. Du uttrycker dig väl på svenska i både tal och skrift.

Som person är du självgående med en hög initiativförmåga. Du kan hantera frågor på detaljnivå men ändå se betydelsen i helheten. Att samarbeta bra med andra människor och kommunicera på ett tydligt och lyhört sätt är centralt för dig. Du tycker om att hjälpa andra och är mån om att i varje möte visa respekt och ge ett gott bemötande till din motpart.

Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete sedan tidigare. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Övrigt

Rollen är ett vikariat till och med 31 juli 2022 med möjlighet till förlängning. Arbetstiden är förlagd på kontorstid och är en heltidstjänst.

Arbetsprover kan komma att användas i samband med tillsättning av vikariatet.