Stadsbyggnadskontoret söker administratör till ekonomienheten - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Stockholms Stad, Stadsbyggnadskontoret, Ekonomienheten
Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm. Stadsbyggnadskontoret planerar för ett framtida Stockholm på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden. Vi arbetar med stadsplanering såväl översiktligt som på detaljnivå, bygglov, stadsmätning, fastighetsbildning och bostadsanpassning. Stadsbyggnadskontoret, som arbetar på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden, har ca 360 anställda. Vi sitter i centralt belägna lokaler i Tekniska nämndhuset på Fleminggatan.

Arbetsplatsbeskrivning
Ekonomifunktionen ingår i kontorets administrativa avdelning tillsammans med HR, IT och förvaltningens arkiv och registratur och har ett kontorsövergripande uppdrag att leda och stödja avdelningarna i arbetet med verksamhetsplan och budget. Enheten, som består av ca 12 medarbetare, utgör även ett stöd till förvaltningens chefer och medarbetare i frågor rörande upphandling och inköp. Till enheten söker vi nu en administratör som ska vara med och stödja verksamheten.

Arbetsuppgifter
Som administratör vid ekonomienheten har du en varierad roll och arbetar kontorsövergripande med administrativa arbetsuppgifter.

I rollen ingår bland annat att du gör beställningar och hanterar behörigheter till interna system. Du konterar leverantörsfakturor och arbetar med fakturering i kontorets försystem och är behjälplig med att svara på fakturafrågor från kunder via telefon och mail. Utöver detta arbetar du med debitering av sanktionsavgifter och är delaktig i att genomföra stickprovskontroller.

Som administratör registrerar du inkomna ärenden i kontorets ärendehanteringssystem, samordnar arkiveringen av räkenskapsmaterial samt ansvarar för arkivering och sortering av underlag. Du är även ansvarig för enhetens post.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

• en för tjänsten relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administration eller ekonomi 
• aktuell dokumenterad flerårig erfarenhet av att arbeta i en serviceinriktad och administrativ roll där du har stöttat chefer och kollegor internt
• goda kunskaper i något ekonomisystem
• goda kunskaper i Officepaketet

Det är meriterande med aktuell arbetslivserfarenhet från en politiskt styrd organisation och erfarenhet av stadsbyggnadsprocessen. Vi ser även gärna att du har erfarenhet av att arbeta med någon typ av ärendehanteringssystem, gärna Public 360. Har du tidigare erfarenhet av, och goda kunskaper i, Agresso och Excel ses även det som meriterande.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och följande personliga egenskaper:

Du är van vid att driva dina egna processer, har en god administrativ förmåga och planerar och strukturerar ditt arbete på ett effektivt sätt. Då arbetet innefattar många kontaktytor bör du ha mycket god samarbetsförmåga och trivas med arbeta i team. Du kommunicerar på ett tydligt och pedagogiskt sätt, både i tal och i skrift, och säkerställer att budskap når fram, samtidigt som du påminner och följer upp. Vidare har du intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att leverera lösningar. Du har en helhetssyn, tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa. Som person är du trygg och stabil, med god förmåga att förhålla dig professionell i arbetet.

Välkommen med din ansökan!

Övrigt
Vi erbjuder dig en inspirerande och lärande arbetsplats där du får goda möjligheter att utvecklas och lära nytt. Som medarbetare hos oss på Stadsbyggnadskontoret kan vi erbjuda:

• utvecklande och självständiga arbetsuppgifter
• kompetenta och kreativa kollegor
• regelbunden och relevant kompetensutveckling i form av t.ex. kurser, föreläsningar och seminarier
• flexibel arbetstid
• friskvårdsbidrag/friskvårdstimme och andra rabatter på olika aktivitetsmöjligheter