Administrativ assistent inom avdelning Individ och familj - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsen

Avdelningen för individ och familj består av sex enheter: Enheten för förebyggande arbete, Enheten för barn och ungdom, Enheten för ekonomiskt bistånd, Familjestödsenheten, Enheten för beroendevård och Bromstensgården.

Som administrativ assistent inom vår avdelning avgör de olika enheternas behov din placering. Det betyder att viss rörlighet finns mellan de olika enheterna. Avdelningens administrativa assistenter täcker även upp för varandra exempelvis vid ledigheter.

I nuläget är det Familjestödsenheten som har behov att rekrytera administrativ assistent. Denna enhet består av fyra arbetsgrupper Familjerätt, Familjevård, Familjeresurs (öppenvård för barnfamiljer) och RVC Väst (Relationsvålds centrum). Inom enheten är det 39 medarbetare varav fyra biträdande chefer, en enhetschef och en administrativ assistent. Som administrativ assistent inom Familjeresursen är arbetsplatsen i Förvaltningshuset på Fagerstagatan 15 i Lunda. Familjeresursen och RVC Väst är lokaliserade på andra adresser i stadsdelen, liksom flera andra enheter inom avdelningen Individ och familj.

Arbetstiden är kontorstid och under perioden maj till augusti är det sommartid. På arbetsplatsen erbjuder vi friskvårdsbidrag samt friskvårdstimme. 

Arbetsuppgifterna
Som administrativ assistent utgör du en viktig funktion och ansvarar för alla administrativa arbetsuppgifter på enheten. Rollens huvudsyfte är att stödja det sociala arbetet inom avdelningen, genom att svara för administrativa arbetsuppgifter i
och kring handläggnings- och utredningsarbetet. Rollen som administrativ assistent innebär kvalificerad administration och administrativ service. Arbetet ställer stora krav
på självständigt arbete, vad gäller planering, genomförande och utvecklingsarbete inom ramen för rollen. I rollen ingår att hantera konfidentiell och sekretessmarkerad
information.

Som administrativ assistent inom Familjestödsenheten rör merparten av arbetet  familjevården (placerade barn) där uppgiften är att administrera arvoden, omkostnader för våra jour- och familjehem och beräkna tidrapporter för våra olika kontaktpersonsuppdrag. I övrigt blir dina uppgifter att hantera och följa upp fakturor, avtal, statistik och arbeta nära enhetens chefer gällande budgetuppföljning. Du bistår socialsekreterare i att ta fram underlag och sammanställa olika beslut. För familjerätten är du ansvarig för att handlägga faderskap och föräldraskap samt registrera inkomna ärenden.

Samarbete sker även över enhetsgränserna där avdelningens administrativa assistenter behöver kunna varandras områden för uppbackning vid semestrar och annan frånvaro.

Vi söker nu två extraresurser till gruppen administrativa assistenter, som på hel- eller deltid i perioder kan arbeta inom avdelningen vid sjukfrånvaro och semestrar. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning, gärna inom ekonomi och administration eller motsvarande kunskaper. Du har minst två års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och kännedom om socialtjänstens uppdrag. Goda kunskaper och erfarenheter krävs av arbete i MS Office - specifikt Outlook, Excel och Word. Att du har en förmåga att formulera dig väl i tal och skrift är nödvändigt.

Erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet och arbete i Stockholms sociala system Paraplyet, ekonomisystemet Agresso och personalsystem Lisa självservice är meriterande.

Som person är du en god organisatör, du arbetar effektivt och förstår vikten av noggrannhet i arbetet. Du kan hantera flera parallella uppgifter, därför behöver du vara stresstålig och ha förmåga att sortera, organisera och prioritera dina arbetsuppgifter. Du är ansvarsfull och sätter igång aktiviteter, tar egna initiativ och åtgärdar uppgifter som uppmärksammas.

För att fungera och trivas bra i rollen har du god samarbetsförmåga och servicekänsla, vilket innebär att du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har god numerisk förmåga, vilket innebär att du tycker om att arbeta med siffror och förstår numeriska underlag. Du har även god språklig förmåga och kan uttrycka dig väl i tal och skrift.

Övrigt

Rekryteringen avser två tjänster, visstidsanställningar, timavlönad behovsanställd. 

Vi kommer att påbörja intervjuer löpande under ansökningstiden, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.