Nämndsekreterare till Södermalms stadsdelsförvaltning - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Södermalms stadsdelsförvaltning är en av Stockholms stads 13 stadsdelsförvaltningar och omfattar stadsdelarna Södermalm, Reimersholme, Långholmen, Gamla Stan, Riddarholmen och Hammarby Sjöstad. Det bor drygt 130 000 invånare i området. Inom Södermalms stadsdelsförvaltning arbetar cirka 1800 medarbetare inom förskola, socialtjänst, stöd och service till personer med funktionsnedsättning, äldreomsorg och stadsmiljö.

Stadsdelsdirektörens stab och kansli är en stöd- och servicefunktion till förvaltningens verksamheter och förvaltningsledningen och består av verksamhetscontrollers, förvaltningsjurist, registratorer, nämndsekreterare, dataskyddsombud och vaktmästare. Till avdelningen tillhör även stadsdelsarkivarierna som arbetar för samtliga 13 stadsdelar. Medarbetarna leds av/rapporterar till stab och kanslichefen.

Vi söker dig som vill arbeta som nämndsekreterare i vårt team och bidra med din kompetens kring ärendeberedning i politiskt styrd verksamhet. Du arbetar tillsammans med tio kollegor i en miljö som kännetecknas av arbetsglädje, teamkänsla och ett öppet klimat.

Uppdraget som nämndsekreterare

Du har en central funktion i förvaltningen med huvudansvar för administrationen kring Södermalms stadsdelsnämnd och sociala delegationen. Det innebär att du sköter sammanträdesrutiner, bevakar nämndärenden, iordningställer handlingar inför nämndsammanträden, skriver protokoll under nämndens och sociala delegationens sammanträden och ombesörjer expediering samt arvodesrapportering för nämndens ledamöter. Du har kontinuerlig kontakt med nämndens politiker och du är ett stöd till handläggare och chefer i deras arbete att ta fram beslutsunderlag i en variation av frågor. För att lyckas i rollen behöver du ha god kunskap om formaliakraven kring själva sammanträdena eftersom du förväntas hantera många frågeställningar och kunna lösa dem direkt i mötessituationen.

Du arbetar nära registratorer, förvaltningsjurist och verksamhetscontrollers och ger stöd i olika frågor, till exempel gällande ärendeprocessen och ärendehanteringssystemet. I rollen ligger även att bevaka de kommungemensamma nämndhanteringsfrågorna och delta i stadens nätverk för nämndsekreterare. Du är med och identifierar utvecklingsområden och utvecklar processer och rutiner inom ansvarsområdet.

En viktig del av ditt arbete består i att ge service till såväl kollegor som politiker, allmänhet och media och under dagen är du tillgänglig för frågor både via telefon, e-post och från kollegor. Ärendehandläggningen är digitaliserad. Du arbetar i ärendehanteringssystemet eDok (systemstöd Platina) och nämndmodulen Meetings+.

Vi finns till för Södermalmsborna och vårt uppdrag är att ge bästa service och gott bemötande och där har du en central och viktig roll.

Våra förväntningar

Vi söker dig som har:

• samhällsvetenskaplig högskoleutbildning, exempelvis statsvetenskap eller juridik eller annan eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• några års erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare eller med liknande uppgifter, gärna med fokus på de verksamhetsområden som förvaltningen ansvarar för
• goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagens serviceskyldighet samt regelverket om offentlighet och sekretess och GDPR.
• hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och digitala ärendehanteringssystem
• goda kunskaper i det svenska språket, både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har:

• kunskap om Stockholm stads styrning och organisation
• erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina, ekonomisystemet Agresso och/eller eVald (attestering av arvoden)
• erfarenhet av arbete i registratur.

Du är en person som tar stort eget ansvar, är noggrann och har god förmåga att självständigt planera och driva ditt arbete framåt. Då arbetet innebär mycket kontakter är det viktigt att du har förmåga att skapa förtroendefulla relationer och att samarbeta med förtroendevalda och chefer på olika nivåer. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och står tryggt och stabilt även när det sker plötsliga förändringar. Du gör det enkelt för målgruppen för dina insatser och har en hög servicekänsla.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Mer om oss på Södermalms stadsdel och avdelningen stab och kansli

För att göra skillnad för stadsdelsområdets invånare tar vi oss an våra arbetsuppgifter med intresse och gör vårt allra bästa. Vi har fokus på uppdraget, samarbetar, tar ansvar samt ser möjligheter och prövar nytt. För oss som arbetar på Södermalms stadsdelsförvaltning är det en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat.

Förmåner

Vi tillämpar flexibel arbetstid och vinter- och sommararbetstid samt möjlighet till semesterväxling. Förvaltningen bedriver ett aktivt friskvårdsarbete, erbjuder friskvårdsbidrag och möjligheter till en friskvårdstimme per vecka. Som medarbetare hos oss går det att köpa årskort till Stockholms stads simhallar inklusive gym till ett förmånligt pris.

Övrigt

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.