Stadsbyggnadskontoret söker registrator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Stadsbyggnadskontoret planerar för ett framtida Stockholm på uppdrag av stadsbyggnadsnämnden. Vi arbetar med stadsplanering såväl översiktligt som på detaljnivå, bygglov, stadsmätning, fastighetsbildning och bostadsanpassning. Stadsbyggnadskontoret, som lyder under stadsbyggnadsnämnden, har ca 360 anställda. Vi sitter centralt på Kungsholmen med ca tio minuters gångavstånd till Stockholms central. 

Arbetsplatsbeskrivning
Stadsbyggnadskontorets registratur- och arkivenhet ingår i kontorets administrativa avdelning tillsammans med IT, ekonomi och HR och har det övergripande ansvaret för frågor kring hantering av allmänna handlingar. På registraturen tas merparten av kontorets inkommande post emot och registreras. Diarieföringen sker i Public360. På enheten arbetar idag ca 13 personer, varav sju av dessa arbetar med registreringen av inkommande handlingar.

Stadsbyggnadskontoret arbetar målmedvetet för att bli helt digitala i handläggningen av ärenden och har både ett digitalt ärende-hanteringssystem och ett digitalt arkiv. Registraturen har en viktig roll i kvalitetssäkringen av processer, utveckling av rutiner mellan avdelningarna och registraturen. Merparten av alla handläggare på kontoret arbetar i systemet och diarieför själva sina utgående dokument. Vi utvecklar bland annat flera e-tjänster för ansökan av olika typer av ärenden inom stadsbyggnadsområdet såsom ansökan om skyltlov, ansökan om bostadsanpassningsbidrag. Registratur- och arkivenheten har en central roll i utvecklingen av dokument- och ärendehanteringssystemet samt den digitala hanteringen av ärenden. 

Arbetsuppgifter
Som registrator på Stadsbyggnadskontoret registrerar du till kontoret inkomna ärenden, merparten av dessa ärenden är bygglovhandlingar och ritningar som kommer in både via vanlig post men även via epost. Vi hanterar stora informationsmängder varje dag, ca 100 000 ärenden per år, som behöver registreras skyndsamt. Du arbetar i nära samarbete med övriga kollegorna inom registratorsgruppen. Du har också många interna kontakter med kunniga och professionella kollegor från olika verksamhetsområden.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har registratorsutbildning på högskolenivå eller likvärdig utbildning, alternativt har flerårig aktuell arbetslivserfarenhet som registrator. Du har erfarenhet av dokument- och ärendehanteringssystem, meriterande om du har arbetat i Public 360. Du har god kännedom om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet samt registrators funktion och ansvar. Vi hanterar många bygglovshandlingar och vi ser det som meriterande om du har erfarenhet av den typen av handlingar eller erfarenhet av stadsbyggnadsfrågor.

I denna rekrytering lägger vi särskild vikt vid följande personliga egenskaper:
Som person är du noggrann, självgående och strukturerad, med god förmåga att planera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du har en helhetssyn, tar hänsyn till flera perspektiv och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende på verksamhetens bästa. Vi ställer höga krav på din förmåga och vilja att driva ditt arbete framåt med stort fokus på kvalitet, genom ett proaktivt arbetssätt. Du har ett serviceinriktat förhållningssätt, som präglas av din förmåga att hitta lösningar och vilja hjälpa andra. Det är viktigt att du är flexibel och stresstålig då arbetsbördan kan variera över tid. Då arbetet innefattar många kontaktytor, krävs det att du är lyhörd och har en mycket god samarbetsförmåga.

Säkerhetsklassning
Svenskt medborgarskap är ett villkor, eftersom anställningen är säkerhetsklassad. Det
innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Varmt välkommen med din ansökan!