Arkivassistent vikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsplatsbeskrivning

Tjänsten som vikarierande arkivassistent är placerad på staben, som består av cirka 15 medarbetare. Staben arbetar med en variation av arbetsuppgifter där ett flertal av funktionerna utgör ett stöd till förvaltningens övriga avdelningar och enheter. Enheten ansvarar bland annat för nämndadministration, registratur och diariet, arkiv, kommunikation, juridik, GDPR, samordning av arbetet med verksamhetsplan och uppföljningar mm.

Arbetsbeskrivning

Ditt arbete som arkivassistent på aktexpeditionen består av att hålla förvaltningens arkiv för Socialtjänstakter ordnade enligt gällande bestämmelser. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att förbereda förvaltningens årliga leverans av akter till stadsarkivet, samt att genomföra årlig gallring. Du kommer att hjälpa handläggare med att få fram akter, ta emot akter för avslutade ärenden samt se till att ordningen i arkivet är god. Du är ansvarig för arbetet med förvaltningens arkivorganisation vilket innebär att du håller dig underrättad om regelverket inom arkivområdet samt verkar för att detta följs inom förvaltningen, att du upprättar och samordnar förvaltningens information och utbildning i arkivfrågor samt att du sammankallar till möten med arkivhandläggare och arkivredogörare.

Kvalifikationer

Vi ser gärna att du har en akademisk bakgrund inom lämpligt område. Det är meriterande om du har en arkivutbildning eller kan visa att du har fått motsvarande kunskaper på annat sätt. Vi tror att du har erfarenhet av administrativt arbete, där liknande arbetsuppgifter ingår. Det är krav på att du har goda kunskaper i det svenska språket, både muntligt och skriftligt. Du har goda IT kunskaper och erfarenhet av Stockholms stads sociala system Paraplyet är meriterande. Stockholms stad kommer att införa ett nytt verksamhetssystem under 2021 vilket ställer krav på förmåga att lära sig ett nytt system. I ett arbete i ett arkiv förekommer det dagligen lyft av arkivboxar till och från höga hyllor. Detta kan ibland upplevas som tungt.

Som arkivassistent är du strukturerad och välorganiserad. Du planerar och följer själv upp ditt dagliga arbete. Det är därför en förutsättning att du är självständig och självgående. Samtidigt är det en serviceroll som kräver samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. Stockholms stad har tydliga rutiner för hanteringen av socialtjänstens akter, och detta inkluderar tidplaner för leveranser och gallringar. För att lyckas i den här rollen krävs därför att man kan arbeta strukturerat och är mål- och resultatorienterad. För att det ska bli rätt i alla led måste man också vara kvalitetsmedveten. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Övrigt