Arkivarie till Äldreförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Äldreförvaltningen har cirka 140 medarbetare och är indelad i tre avdelningar; administrativa avdelningen, avdelningen för stadsövergripande äldreomsorgsfrågor och Stockholms Trygghetsjour. Administrativa avdelningen håller samman förvaltningens arbete med verksamhetsplanering och uppföljning samt ger stöd och service bland annat inom områdena HR, ekonomi, kommunikation, IT, juridik och nämndadministration. Avdelningen består av 12 medarbetare, inklusive avdelningschef. Förvaltningskontoret är sedan 2015 beläget i Farsta centrum i moderna och ljusa lokaler.

Dina arbetsuppgifter

Som arkivarie på Äldreförvaltningen får du möjlighet att arbeta i en bred roll som innefattar att du stöder verksamheten för en god informationshantering. Du utvecklar och effektiviserar processer och rutiner inom förvaltningens arbete med arkivfrågor.

Ett kommande uppdrag är att tillsammans med registrator leda arbetet med införandet av det stadsgemensamma dokument- och ärendehanteringssystemet, eDok (systemstöds Platina). I rollen ingår också att tillsammans med registrator vara objektspecialist för eDok. Du kommer även delta i nätverk där stadsarkivet är sammankallande.

Utöver sedvanliga arkivarieuppgifter fungerar du även som förvaltningens nämndsekreterare. Det innefattar att du planerar och bereder ärenden tillsammans med handläggare och chefer samt skriver kallelser och för protokoll vid nämndens sammanträden. Du är sekreterare i Kommunstyrelsens pensionärsråd och hanterar även andra nämndadministrativa arbetsuppgifter. I rollen ingår också att bevaka de kommungemensamma nämndhanteringsfrågorna samt att delta i stadens nätverk för nämndsekreterare. I arbetet ingår att skriva vissa beslutsunderlag till nämnden samt övriga arbetsuppgifter som faller under förvaltningens ansvarsområde.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• relevant högskoleutbildning exempelvis med inriktning mot offentlig förvaltning, statsvetenskap, juridik eller har motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• läst minst 40p/60hp arkivvetenskap
• flerårig erfarenhet i roll innefattande arkivfrågor
• erfarenhet av att arbeta i politisk styrd organisation, gärna kommunal verksamhet
• god kännedom om relevant lagstiftning såsom kommunallagen, förvaltningslagen, lagen om offentlighet- och sekretess.
• god systemvana och har vana av att arbeta i ärendehanteringssystem
• god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska då du kommer arbeta med dokumentation.

Det är meriterande om du har erfarenhet som nämndsekreterare. Vi ser gärna att du har intresse för frågor som rör samhällsutveckling i ett brett perspektiv.

Vid intervjun kommer vi lägga stor vikt vid följande förmågor och färdigheter:

Som person är du strukturerad, kvalitetsmedveten samtidigt som du ser till att leverera i tid. Du har god förmåga att arbeta både självständigt och i samarbete med andra. Du är flexibel, serviceinriktad vilket innebär att du har både intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att hitta lösningar.

Övrigt

Förvaltningen erbjuder dig som anställd möjlighet till en friskvårdstimme per vecka, friskvårdsbidrag samt möjlighet att köpa mycket förmånligt årskort till Stockholms stads simhallar inklusive gym. Vi har också flextidsavtal och möjlighet till semesterväxling.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.