Skolsekreterare

Välkommen till oss

Sundbyskolan är en F-9-skola belägen i ett villaområde mellan Bromma och Solvalla. Skolan växer kontinuerligt och bjuder på många intressanta möjligheter till att bidra till utvecklingen. Idag har skolan cirka 850 elever och vi är ungefär 100 personer som arbetar här varav tre biträdande rektorer, en rektor samt administrativ chef. På skolan arbetar vi efter visionen Trygghet, Glädje och Lust att lära. Vi värnar om det kollegiala lärandet och är övertygade om att ett arbetssätt som präglas av samarbete gynnar elevernas lärande. Vi vet också att ett starkt pedagogiskt ledarskap, tydlighet och ramar leder till trygghet och ökar studieron för våra elever.

Nu söker vi en erfaren, engagerad och serviceinriktad skolsekreterare till oss med ansvar för vår skolexpedition.

Arbetstider är mellan 07:00-15:30.

https://grundskola.stockholm/hitta-grundskola/grundskola/sundbyskolan

Din roll

I rollen som skolsekreterare arbetar du med att ge service, information och stöd till såväl personal och elever inom organisationen som externa parter. Arbetsuppgifterna är varierande. Du arbetar löpande med skolans dokumenthantering, ekonomiadministration samt personal- och löneadministration. Du samordnar inköp och beställningar. Du arbetar på skolans expedition tillsammans med din andra kollega.

Exempel på arbetsuppgifter kan vara:

• intern och extern fakturering,
• diarieföring och arkivering
• posthantering.

Andra arbetsuppgifter som dagligen ingår i uppdraget är:

• Vikarieanskaffning och telefonservice
• Personalrapportering och registrering av personalens frånvaro
• Omdömes- och betygshantering
• Ansvar för Cosafe och låssystem
• Modersmålsbeställning och all hantering i BER 
• Söka skola - hela processen
• Infomentor 

Därutöver tillkommer övriga arbetsuppgifter som är vanligt förekommande på en skolexpedition, såsom: informationshantering inom skolan, registrering av uppgifter i BER (barn- och elevregistret), schemaläggning  mm.

Din kompetens och erfarenhet

Kvalifikationer: Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration och personal eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

Erfarenhet: Vi söker dig som har minst ett par års dokumenterad erfarenhet av arbete som skolsekreterare eller liknande uppdrag inom Stockholm stad, men även erfarenhet av samma eller liknande uppdrag från andra arbetsgivare kan vara aktuell. Du har god erfarenhet av administrativt arbete med högt servicefokus och är van vid många kontakter.

Kunskaper i ekonomisystemet Agresso, BER, eDok, Infomentor och Stockholms skolplattform är meriterande, eftersom du kommer i ditt dagliga arbete att hantera dessa system. Även meriterande om du har vana från Teams.
Tjänsten kräver goda IT-kunskaper och hög administrativ vana. Du behöver därför ha goda kunskaper i Office-paket 365, främst Word och Excell.

För att lyckas i rollen som skolsekreterare ska du vara noggrann, strukturerad och självgående. Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande samt ha sinne för detaljer.

Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan. Arbetstempot är bitvis högt och du behöver kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt.

Som person har du god helhetsförståelse och kan snabbt sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet.

Du ska ha en god digital kompetens och förmåga att snabbt kunna lära dig nya system och program. Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.