Erfaren registrator med ansvar för arkiv och informationshantering

Välkommen till oss

Avdelningen för verksamhetsstöd och utveckling leder förvaltningens arbete med arkivfrågor, dataskyddsarbete, registratur och nämndsekretariat. Inom avdelningen verkar fyra enheter med ansvar för IT och informationssäkerhet, HR, Bokning och Föreningsstöd och de idrottstrategiska frågorna med kommunikation och evenemang. 

För att möta vårt uppdrag gällande registratur, arkiv- och informationssäkerhetsfrågor söker vi nu en registrator med en samordnanderoll inom informationshanteringen.

Är du en engagerad, noggrann och utvecklingsdriven registrator som gillar både förändringsarbete och att få saker gjorda? Vill du arbeta i en roll där du får ta ansvar, påverka och stötta andra? Då är det dig vi söker!

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsplats som präglas av hög kompetens med bra arbetsplatskultur som är i ständig utveckling.

Du erbjuds ett spännande, omväxlande och självständigt uppdrag med möjlighet att sätta egen prägel på tjänsten som samordnande registrator då rollen utvidgas i samband med att nuvarande registrator går i pension. Hos oss får du möjlighet att utvecklas både personligt och professionellt.

Utöver dessa erbjuder vi dig

• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• bidra till ett välmående och mer hälsosamt Stockholm
• en arbetsplats belägen i ljusa nya lokaler vid Globen
• generöst friskvårdsbidrag, friskvårdstimme, bra flextidsvillkor, vinter- samt sommararbetstid och semesterväxling
• möjlighet att växla mellan distans- och kontorsarbete när arbetet tillåter.

Läs gärna om våra övriga förmåner inom Stockholms stad här. 

Din roll

Som samordnande registrator får du en central roll i att säkerställa en strukturerad och transparent dokument- och ärendehantering i enlighet med gällande lagstiftning.

Du arbetar med informationsförvaltning i ett brett perspektiv där du ansvarar för registratur, arkiv och att samordna förvaltningens arbete med dataskyddsfrågor. Du säkerställer att rutiner finns och efterföljs korrekt utifrån rådande lagstiftning.

I din roll ingår bland annat

• diarieföring i vårt dokument- och ärendehanteringssystem eDok (Platina)
• att säkerställa att inkommande och upprättade handlingar hanteras korrekt och vid utlämnande av allmän handling
• att vara objektspecialist i eDok samt utveckla förvaltningens användande av eDok
• att vara kontaktperson till stadsarkivet och förvaltningens verksamheter samt säkerställa att rutiner för arkivhantering finns och följs
• att samordna förvaltningens arbete med dataskydd och vara första linjens kontaktperson i frågorna
• att samordna det team som arbetar med informationshantering
• att hålla utbildningar och introduktioner inom informationshanteringsområdet
• att vara ett stöd i förändringsarbete inom informationsstyrning.

En central del av jobbet är också att samordna alla frågor som rör informationshanteringsområdet, utveckla arbetssätt och stötta andra medarbetare, höja förvaltningens kompetens inom området och vara en av våra experter i vårt dokument- och ärendehanteringssystem eDok. Du leder förvaltningens arkivorganisation i nära samarbete med arkivkonsult från stadsarkivet. 

Som stöd i ditt uppdrag kommer du att ha ett nära samarbete med förvaltningens jurister, informationssäkerhetssamordnare, dataskyddsombud, handläggare, nämndsekreterare samt arkivkonsult från stadsarkivet.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• registratorutbildning eller akademisk examen inom arkiv- och informationsvetenskap alternativt annan eftergymnasial utbildning som vi bedömer som relevant
• flerårig erfarenhet av att arbeta som registrator inom offentlig myndighet
• god kunskap om de lagar och förordningar som styr informationshantering i offentlig sektor
• kompetens inom dataskyddsområdet (GDPR)
• hög digital kompetens, med vana av att arbeta i ett ärendehanteringssystem och Officepaketet
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

•  erfarenhet av att arbeta med eDok (Platina)
• erfarenhet av att arbeta med förändringsledning
• erfarenhet av att arbeta med informationssäkerhet
• erfarenhet av att hålla utbildningar och god presentationsförmåga. 

Att självständigt leda och driva arbetet framåt faller naturligt för dig, samtidigt som du skapar struktur, tydlighet och engagemang både för dig själv och för andra. Du trivs med omväxlande arbetsuppgifter där din noggrannhet och planeringsförmåga säkerställer att uppgifter slutförs i tid och håller hög kvalitet.
För att lyckas med uppdraget är det avgörande att ha helhetssyn där du ser på frågor i ett brett perspektiv och förstår hur ditt arbete påverkar andra delar av organisationen.

Slutligen drivs du av utveckling där du tar initiativ i verksamhetens förändringsarbete, motiverar andra, förklarar förändringar på ett tydligt sätt och bemöter eventuellt motstånd med lyhördhet och konstruktivitet.

I denna rekrytering kommer vi lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, motivation och engagemang för uppdraget.

Övrigt

Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

I denna rekryteringsprocess kan arbetspsykologiska tester bli aktuella.

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande!